通用财务记录表使用说明文档
1. 文件用途概述
“通用财务记录表.xlsx”是一个用于记录和管理企业财务数据的Excel文件，包含三个主要工作表：
- 凭证记录表：记录所有财务凭证的详细交易信息
- 报表科目汇总表：按科目汇总借贷方金额和余额
- 现金流量记录表：专门记录现金流入和流出的情况
该文件适用于中小企业的日常财务记录、科目汇总和现金流量跟踪，帮助财务人员快速记录交易、生成汇总报表和分析现金流状况。
2. 字段定义
2.1 凭证记录表字段
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 凭证号 | 数字 | 每笔财务凭证的唯一编号 |
| 代码 | 文本/数字 | 会计科目代码 |
| 科目名称 | 文本 | 会计科目全称，格式为”一级科目/二级科目” |
| 单位代码 | 文本 | 交易对方单位代码(示例中显示为”无代码”) |
| 单位 | 文本 | 交易对方单位名称 |
| 借方 | 数字 | 借方金额 |
| 贷方 | 数字 | 贷方金额 |
| 摘要 | 文本 | 交易简要说明 |
| 日期 | 数字 | 交易日期(示例中为5位数字格式) |
| 一级名称 | 文本 | 会计科目的一级分类 |
| 二级名称 | 文本 | 会计科目的二级分类 |
| 金额 | 数字 | 交易金额(正数表示贷方，负数表示借方) |
2.2 报表科目汇总表字段
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 代码 | 文本/数字 | 会计科目代码 |
| 科目名称 | 文本 | 会计科目全称 |
| 借方 | 数字 | 该科目借方总金额 |
| 贷方 | 数字 | 该科目贷方总金额 |
| 余额 | 数字 | 该科目当前余额(借方余额为负，贷方余额为正) |
| 现金流出 | 数字 | 该科目导致的现金流出总额 |
| 现金流入 | 数字 | 该科目导致的现金流入总额 |
2.3 现金流量记录表字段
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 代码 | 文本/数字 | 会计科目代码 |
| 科目名称 | 文本 | 会计科目全称 |
| 现金流出 | 数字 | 该科目导致的现金流出总额 |
| 现金流入 | 数字 | 该科目导致的现金流入总额 |
3. 常见操作指南
3.1 新增财务凭证记录
- 打开”凭证记录表”工作表
- 在最后一行下方插入新行
- 按顺序填写各字段：
- 凭证号：确保唯一性，通常按顺序递增
- 代码：输入对应的会计科目代码
- 科目名称：格式为”一级科目/二级科目”(如”现金/人民币”)
- 单位代码/单位：如有交易对方则填写
- 借方/贷方：根据交易性质填写一方金额，另一方留0
- 摘要：简明描述交易内容
- 日期：使用统一日期格式
- 系统会自动填充”一级名称”、”二级名称”和”金额”字段
3.2 查看科目汇总情况
- 打开”报表科目汇总表”工作表
- 查看各科目的借贷方总额和当前余额
- 可通过筛选功能查看特定科目的汇总情况
- 注意余额列：负数表示借方余额，正数表示贷方余额
3.3 分析现金流量
- 打开”现金流量记录表”工作表
- 查看”现金流出”和”现金流入”列，了解各科目对现金流的影响
- 可使用Excel的排序功能，按流出或流入金额排序，找出主要现金流动项目
3.4 数据验证与核对
- 凭证记录表中的借贷方金额应平衡(所有借方合计=所有贷方合计)
- 报表科目汇总表中的数据应与凭证记录表一致
- 现金流量记录表中的数据应与报表科目汇总表中的现金流出/流入数据一致
3.5 数据维护建议
- 定期备份文件
- 凭证号应保持连续且唯一
- 科目名称应保持一致性，避免同一科目使用不同名称
- 日期格式应统一
- 建议每月结账后生成新的文件副本，保持原始数据完整性
4. 注意事项
- 示例中的日期字段显示为5位数字，实际使用时应转换为标准日期格式
- “无代码”表示某些字段在示例中未提供实际代码，实际使用时应填写有效代码
- 金额字段的负数表示借方，正数表示贷方，这与传统会计表示法相反，使用时需特别注意
- 建议设置数据验证规则，确保关键字段的输入符合规范
