比价单使用说明文档
1. 文件用途概述
比价单.xlsx是用于记录和比较不同供应商对同一采购物品报价的标准化文档，主要用途包括：
- 规范企业采购流程，确保采购决策的透明性和合理性
- 对比多家供应商的报价，选择最优采购方案
- 作为财务审核和采购审批的重要依据
- 存档备查，用于后续采购分析和审计
本单一式两联：
- 第一联：由比价员留存，作为后续参考
- 第二联：提交财务部门，用于与实际采购价格对比分析，并经上级批准
2. 字段定义
2.1 基本信息
| 字段名称 | 说明 | 填写要求 |
|---|---|---|
| 比价单编号 | 比价单的唯一标识 | 按公司编号规则填写，格式通常为”年-月-序号” |
| 日期 | 比价单创建日期 | 填写完整日期，格式为”YYYY年MM月DD日” |
| 采购申请单号 | 关联的采购申请单编号 | 与采购申请系统保持一致 |
| 寻价单号 | 关联的寻价单编号 | 如有独立寻价流程需填写 |
2.2 采购物品信息
| 字段名称 | 说明 | 填写要求 |
|---|---|---|
| 采购物品名称 | 需要比价的物品名称 | 填写完整、准确的物品名称，可包含规格型号 |
2.3 供应商信息
| 字段名称 | 说明 | 填写要求 |
|---|---|---|
| 供应厂商 | 提供报价的供应商名称 | 填写供应商全称 |
| 电话 | 供应商联系电话 | 填写有效的联系方式 |
| 厂商报价(单价)(元) | 供应商提供的物品单价 | 填写数字，保留两位小数 |
| 备注 | 特殊说明 | 可填写报价有效期、付款条件等 |
2.4 价格信息
| 字段名称 | 说明 | 填写要求 |
|---|---|---|
| 出厂价 | 供应商的出厂价格 | 数字格式，保留两位小数 |
| 批发价 | 供应商的批发价格 | 数字格式，保留两位小数 |
| 零售价 | 供应商的零售价格 | 数字格式，保留两位小数 |
| 平均价 | 计算得出的平均价格 | 系统自动计算或手动填写 |
2.5 审批信息
| 字段名称 | 说明 | 填写要求 |
|---|---|---|
| 比价结果 | 比价结论 | 填写最终选择的供应商或价格 |
| 评价人签字/日期 | 评价人确认 | 手写签名及日期 |
| 比价员 | 负责比价的人员 | 填写比价员姓名 |
3. 常见操作指南
3.1 创建新比价单
- 打开”比价单.xlsx”文件
- 填写比价单编号、日期等基本信息
- 填写采购物品名称及相关采购单号
- 添加至少3家供应商的详细信息及报价
- 计算并填写平均价
- 填写比价结果和比价员信息
- 保存文件，命名规则：”比价单_物品名称_日期”
3.2 比价流程
- 收集供应商报价：通过邮件、电话或现场询价获取
- 填写报价信息：确保所有价格单位为”元”，保留两位小数
- 价格对比分析：
- 横向比较各供应商报价
- 考虑价格外的其他因素(质量、交货期、售后服务等)
- 确定最优方案并填写比价结果
3.3 审批流程
- 比价员完成比价单填写并签字
- 提交财务部门审核：
- 财务核对报价合理性
- 与实际采购价格对比
- 签署审核意见
- 报采购价格批准人审批
- 归档保存
3.4 注意事项
- 比价单必须包含至少3家供应商的报价信息
- 所有价格信息必须是最新有效的
- 签字栏必须手写，不可打印
- 重要采购项目需附供应商的书面报价单
- 比价结果应基于综合评估，而非仅考虑价格因素
3.5 常见问题处理
Q: 供应商报价不一致怎么办？
A: 确认报价是否包含相同的内容(如运费、税费等)，确保比较基准一致。
Q: 只有一家供应商符合要求怎么办？
A: 在备注栏说明原因，并附上相关证明材料。
Q: 价格变动频繁怎么办？
A: 在备注栏注明报价有效期，并尽快完成审批流程。
Q: 如何修改已提交的比价单？
A: 修改后需重新走审批流程，并注明修改原因。
