差旅费报销单使用说明文档

1. 文件用途概述

差旅费报销单是用于员工因公出差后，向单位财务部门申报和报销相关差旅费用的标准表格。该表格主要用于：

• 记录出差期间的各项费用支出
• 计算各项补助费用
• 汇总差旅总费用
• 作为财务报销和核销借款的依据
• 提供出差事由和审批流程记录

2. 字段定义

2.1 基本信息区

• ​姓名​：填写出差人员姓名
• ​时间​：填写报销单提交日期（格式：XX年XX月XX日）
• ​附件张数​：填写随报销单附上的票据总数
• ​出差事由​：简要说明出差目的和工作内容

2.2 出差时间区

• ​起日​：出差开始日期（月/日）
• ​止日​：出差结束日期（月/日）
• ​合计天数​：出差总天数

2.3 各项补助费

• ​伙食补助​：
  • 天数：可享受伙食补助的天数
  • 标准：单位规定的每日伙食补助标准
  • 金额：天数×标准
• ​住宿补助​：
  • 天数：可享受住宿补助的天数
  • 标准：单位规定的每日住宿补助标准
  • 金额：天数×标准
• ​未买卧铺补助​：未购买卧铺车票时的补助金额
• ​夜间乘硬座超过12小时补助​：符合条件时可申请的补助

2.4 车船杂支费

• ​火车费​：火车票费用
• ​汽车费​：长途汽车票费用
• ​轮船费​：船票费用
• ​飞机费​：机票费用
• ​市内交通​：出租车、公交、地铁等市内交通费用
• ​住宿费​：实际发生的住宿费用
• ​其他杂支​：其他合理支出（需附说明）

2.5 财务信息区

• ​合计​：各项费用总和
• ​合计人民币大写​：用中文大写数字填写总金额
• ​原借差旅费​：出差前预借的差旅费金额
• ​报销​：本次实际报销金额
• ​剩余交回​：预借款多于报销金额时应退回的金额

2.6 审批签字区

• ​领导签字​：部门负责人审批签字
• ​会计主管签字​：财务部门审核签字
• ​领款人签字​：报销人确认签字

3. 常见操作指南

3.1 填写报销单

1. 在”姓名”处填写出差人员姓名
2. 填写报销单提交日期
3. 填写出差起止日期并计算总天数
4. 根据实际票据填写各项费用：
   • 交通费用按实际票据金额填写
   • 补助费用按公司标准计算
5. 汇总所有费用，填写合计金额
6. 用中文大写填写总金额
7. 填写出差事由
8. 核对预借款、报销金额和应退金额

3.2 票据粘贴要求

1. 所有票据应按时间顺序粘贴
2. 交通票据应注明出发地和目的地
3. 住宿发票应注明住宿日期
4. 其他杂支需附简要说明
5. 票据总张数填写在”附件张”处

3.3 审批流程

1. 填写完整后交部门负责人审批签字
2. 将报销单和票据提交财务部门审核
3. 会计主管审核签字
4. 报销人确认签字
5. 完成报销或退款手续

3.4 注意事项

1. 所有费用必须真实、合理
2. 票据必须合法有效
3. 补助费用不得超过公司规定标准
4. 报销单填写应清晰、完整，不得涂改
5. 及时报销，一般不超过出差结束后30天
6. 大写金额必须准确，与阿拉伯数字一致

3.5 常见问题处理

• ​票据丢失​：需提供书面说明并由领导批准
• ​标准超标​：超标部分需特别说明原因
• ​天数计算​：出差当天往返按1天计算，过夜按实际天数计算
• ​补助计算​：不足一天按公司规定比例计算

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