出差旅费报销单使用说明文档
1. 文件用途概述
“出差旅费报销单”是用于记录和报销员工因公出差产生的各项费用的标准表格。本表格主要用于：
- 系统记录员工出差期间的交通、住宿、补助等各项费用
- 作为财务部门审核和报销差旅费用的依据
- 统计和分析公司差旅费用支出情况
- 作为预算控制和费用管理的参考文件
2. 字段定义
2.1 表头信息
- 单位：填写员工所属单位名称
- 填报日期：填写报销单提交日期(格式：20XX-XX-XX)
- 共X页：填写报销单总页数
- 出差人：填写出差员工姓名
- 出差事由：简要说明出差目的(如：洽谈商务、参加会议等)
- 经费来源：说明费用支付方式(如：全公费、半支半自付等)
2.2 行程明细
- 起止时间及地址：
- 月/日：填写出发和到达的月份和日期(如：9/1)
- 起点/终点：填写出发地和目的地城市名称
- 交通费用：
- 飞机：填写机票金额
- 火车：填写火车票金额
- 长途汽车：填写长途汽车票金额
- 补助费用：
- 通宵乘车补助：填写通宵乘车的补助金额
- 市内交通及生活补助：
- 天数：填写在该城市的停留天数
- 标准：填写每日补助标准(如120元/天)
- 金额：计算得出(天数×标准)
- 住宿费：填写在该城市的住宿费用
- 其他：填写其他需要说明的费用项目及金额
2.3 汇总信息
- 小计：自动计算各类费用的合计金额
- 金额合计(大写)：以中文大写数字填写总金额
- 预支：填写出差前预支的金额
- 核销：填写实际可报销金额
- 退补：计算差额(预支-核销)，正数为退还金额，负数为补交金额
3. 常见操作指南
3.1 填写报销单
- 填写基本信息：完整填写单位、填报日期、出差人、出差事由和经费来源
- 记录行程明细：
- 按时间顺序逐条记录每段行程
- 准确填写起止日期和城市
- 如实填写各项交通费用
- 计算并填写补助金额(天数×标准)
- 填写实际发生的住宿费用
- 计算汇总金额：
- 检查各小计是否正确
- 汇总所有费用得出总金额
- 用中文大写填写总金额
- 填写预支和核销信息：
- 填写出差前预支的金额
- 填写财务审核后的实际报销金额
- 计算并填写退补金额
3.2 注意事项
- 票据要求：
- 所有报销费用必须附有正规发票
- 发票抬头应为公司全称
- 发票内容应与报销项目一致
- 时间要求：
- 出差结束后15个工作日内提交报销申请
- 跨月出差需在次月10日前完成报销
- 审批流程：
- 报销单需经部门负责人审批
- 超过标准费用需特别说明
- 财务部门审核后完成报销
3.3 常见问题解答
Q1: 如何计算市内交通及生活补助？
A: 补助金额=停留天数×每日补助标准。如停留3天，标准120元/天，则补助金额为360元。
Q2: 如果实际住宿费用低于标准怎么办？
A: 按实际发生费用报销，不强制要求达到补助标准。
Q3: 通宵乘车补助如何确定？
A: 乘坐火车硬座或长途汽车过夜(晚8点至早6点)可申请通宵乘车补助，标准为50元/晚。
Q4: 多段行程如何填写？
A: 按时间顺序逐条填写每段行程，确保时间连续，地点衔接。
Q5: 报销金额与预支金额不一致怎么办？
A: 在”退补”栏填写差额，正数表示需退还公司，负数表示公司需补发给员工。
