差旅费用报销单使用说明文档
1. 文件用途概述
“差旅费用报销单.xlsx”是用于企业员工出差后报销相关费用的标准表单，主要用途包括：
- 记录员工出差期间产生的各类费用明细
- 作为财务部门审核和报销差旅费用的依据
- 提供费用分类统计和汇总功能
- 作为企业差旅费用管理的存档凭证
该表单适用于企业内所有需要因公出差的员工使用，涵盖交通费、住宿费、补贴及其他相关费用。
2. 字段定义
2.1 基本信息区
- 部门：填写报销人所属部门名称
- 年/月/日：填写报销单提交日期
- 出差人：填写实际出差人员姓名
- 出差事由：简要说明出差目的或工作任务
- 附单据：填写随报销单附上的原始单据总张数
2.2 行程信息区
- 出发：
- 月/日：填写出发日期
- 地点：填写出发城市或目的地
- 到达：
- 月/日：填写到达日期
- 地点：填写到达城市或目的地
2.3 费用明细区
交通费
- 单据张数：交通费相关票据数量
- 金额：交通费总金额
出差补贴
- 人数：参与出差的总人数
- 天数：出差总天数
- 补贴标准：公司规定的每日补贴金额标准
- 金额：补贴总额（天数×补贴标准×人数）
其他费用
- 住宿费：
- 单据张数：住宿发票数量
- 金额：住宿总费用
- 邮电费：
- 单据张数：邮电相关票据数量
- 金额：邮电总费用
- 汽油费：
- 单据张数：汽油发票数量
- 金额：汽油总费用
- 市内车费：
- 单据张数：市内交通票据数量
- 金额：市内交通总费用
- 办公用品费：
- 单据张数：办公用品发票数量
- 金额：办公用品总费用
- 其他：
- 单据张数：其他费用票据数量
- 金额：其他费用总额
2.4 汇总区
- 合计：各项费用的分类小计
- 报销总额：
- 人民币小写：填写数字形式的报销总金额（￥）
- 人民币大写：用中文大写数字填写报销总金额
- 审批签字区：
- 主管：部门主管审批签字
- 审核：财务审核人员签字
- 证明：证明人签字（如有需要）
- 领款人：报销人签字确认
3. 常见操作指南
3.1 填写报销单
- 填写基本信息：
- 在”部门”栏填写所属部门全称
- 填写正确的报销日期
- 如实填写出差人姓名和出差事由
- 填写行程信息：
- 准确填写出发和到达的日期、地点
- 如有多段行程，可合并填写或使用附加说明
- 填写费用明细：
- 按照实际发生的费用分类填写
- 确保每项费用的单据张数与实际票据一致
- 金额填写时保留两位小数
- 计算补贴：
- 根据公司规定的补贴标准计算补贴金额
- 天数计算应包括出差首尾全天
- 汇总金额：
- 检查各项费用小计是否正确
- 填写报销总额的小写和大写金额
- 大写金额应完整规范（如：壹仟贰佰叁拾肆元整）
3.2 附单据要求
- 所有报销项目必须附原始票据
- 票据应按费用类别分类整理
- 每张票据背面应注明用途和日期
- 票据应清晰可辨认，无涂改痕迹
3.3 提交审批流程
- 填写完整后先由部门主管审核签字
- 提交财务部门进行费用审核
- 财务审核通过后办理报销手续
- 报销人确认领款并签字
3.4 注意事项
- 报销单应在出差结束后15个工作日内提交
- 所有金额不得涂改，如有错误应重新填写
- 超出公司标准的费用需附特别说明
- 国际出差需额外提供外汇兑换凭证
- 电子票据需打印后附上并注明电子票据编号
3.5 常见问题解答
Q: 出差期间产生的餐饮费用如何报销？
A: 通常包含在出差补贴中，不再单独报销，特殊情况需提前申请。
Q: 多人同行出差如何填写？
A: 可填写一张报销单，在”人数”栏填写实际人数，并附所有人员票据。
Q: 票据丢失怎么办？
A: 需填写情况说明并由主管签字确认，财务部门酌情处理。
Q: 报销金额与票据金额不符怎么办？
A: 必须保持一致，不得自行调整，如有疑问应咨询财务部门。
