财务部常用单据使用说明文档
1. 文件用途概述
本文件包含财务部常用的三种单据模板，用于规范公司内部财务流程：
- 差旅费报销单：用于员工因公出差后报销相关费用，包括交通费、住宿费、伙食补助等
- 部门借款单：用于部门或个人因公务需要向公司预借款项的申请
- 单据粘贴单：用于整理和粘贴各类报销凭证，作为报销流程的附件材料
2. 字段定义
2.1 差旅费报销单
| 字段名称 | 说明 |
|---|---|
| 附件张数 | 随报销单附上的原始凭证数量 |
| 单位名称 | 报销人所属部门或单位 |
| 报销日期 | 提交报销申请的日期 |
| 出发信息 | 包括出发月、日、时和出发地点 |
| 到达信息 | 包括到达月、日、时和到达地点 |
| 人数 | 本次出差的总人数 |
| 交通工具 | 出差使用的交通工具类型 |
| 交通费金额 | 交通费用总额 |
| 伙食补助 | 按公司标准计算的伙食补贴金额 |
| 其他补助 | 其他可报销的补贴金额 |
| 出差事由 | 简要说明出差目的 |
| 住宿费 | 住宿费用总额 |
| 市内车费 | 出差期间市内交通费用 |
| 邮电费 | 出差期间邮电通讯费用 |
| 其他费用 | 其他可报销费用 |
| 报销总额 | 本次报销总金额（小写） |
| 人民币大写 | 报销总额的大写金额 |
| 单位负责人 | 部门负责人签字 |
| 会计主管 | 财务主管签字 |
| 出纳 | 出纳人员签字 |
| 领款人 | 报销人签字 |
2.2 部门借款单
| 字段名称 | 说明 |
|---|---|
| 资金性质 | 借款用途分类 |
| 借款时间 | 申请借款的日期 |
| 借款人 | 借款申请人姓名 |
| 借款单位 | 申请人所属部门 |
| 借款理由 | 详细说明借款用途 |
| 借款金额 | 申请借款金额（大写和小写） |
| 负责人意见 | 部门负责人审批意见 |
| 部门负责人 | 部门负责人签字 |
| 会计主管 | 财务主管签字 |
| 付款记录 | 实际付款方式及凭证信息 |
2.3 单据粘贴单
| 字段名称 | 说明 |
|---|---|
| 单位名称 | 报销人所属部门或单位 |
| 单据张数 | 粘贴的原始凭证数量 |
| 用途或事由 | 简要说明报销用途 |
| 单据金额 | 粘贴单据的总金额 |
| 报销人 | 报销申请人签字 |
| 验收人 | 费用验收人签字 |
| 领导审批 | 主管领导签字 |
| 原借支信息 | 如有预借款，填写原借支日期和金额 |
| 应退还/补付 | 结算后应退还或补付的金额 |
| 收款人 | 实际收款人签字 |
| 出纳 | 出纳人员签字 |
| 审核 | 审核人员签字 |
3. 常见操作指南
3.1 差旅费报销单填写指南
- 基本信息填写：
- 填写单位名称、报销日期和出差人信息
- 详细记录出发和到达的时间、地点
- 明确出差事由和参与人数
- 费用明细填写：
- 按实际发生的费用分类填写金额
- 交通费需注明交通工具类型
- 住宿费需符合公司标准并提供发票
- 伙食补助和其他补助按公司规定计算
- 审批流程：
- 报销人签字确认
- 部门负责人审批
- 财务主管审核
- 出纳付款
- 附件要求：
- 所有费用需附原始发票或凭证
- 交通票据需与行程匹配
- 住宿发票需包含入住人姓名和日期
3.2 部门借款单使用指南
- 借款申请：
- 填写借款人信息和借款单位
- 详细说明借款理由和资金性质
- 填写借款金额（大小写一致）
- 审批流程：
- 部门负责人签署意见
- 财务主管审核
- 出纳根据审批结果付款
- 注意事项：
- 借款金额应符合实际业务需要
- 借款后应及时报销冲账
- 大额借款需提前申请
3.3 单据粘贴单使用指南
- 单据整理：
- 将相关原始凭证整齐粘贴在指定区域
- 确保所有单据清晰可辨
- 按费用类别分类粘贴
- 信息填写：
- 准确填写单据张数和总金额
- 简要说明用途或事由
- 完成相关人员签字
- 注意事项：
- 发票抬头应为公司全称
- 发票内容与实际业务一致
- 电子发票需打印后粘贴并标注查验信息
通用注意事项
- 所有单据填写应字迹清晰、内容完整
- 金额大小写需一致且无涂改
- 审批签字必须为本人手写
- 报销应在业务发生后及时办理
- 所有原始凭证需妥善保存备查
