出差旅费计算表使用说明文档

1. 文件用途概述

“国外出差旅费计算表”是用于记录和计算员工国外出差期间各项费用支出的标准化表格，主要用途包括：

• 系统记录出差期间的各项费用支出
• 计算预支款项与实际支出的差额
• 作为报销凭证和财务核对的依据
• 便于公司进行差旅费用统计和分析

2. 字段定义

2.1 基本信息部分

• ​单位​：填写出差人员所属部门或单位名称
• ​姓名​：填写出差人员姓名
• ​出差时间​：填写出差起止日期（自 月 日至 月 日）

2.2 支领部分（预支款项）

• ​年月日​：预支款项的日期
• ​种类​：预支款项的类型，包括：
  • 1.活动费
  • 2.携外币
  • 3.预备运费
  • 4.汇款领取
  • 5.其他
• ​US$​​：预支的美元金额
• ​备注​：相关说明信息

2.3 支出部分（实际花费）

• ​年月日​：费用发生的日期
• ​种类​：费用类型，包括：
  • 1.停留费（含住宿费、伙食费、杂支）
  • 2.实际旅费
  • 3.其他
• ​US$​​：实际支出的美元金额
• ​备注​：相关说明信息

2.4 汇总计算部分

• ​小计​：预支款项或实际支出的合计金额
• ​余额缴回公司部分​：预支款项减去实际支出后的余额
• ​合计A​：预支款项总计
• ​合计B​：实际支出总计

2.5 其他旅费部分

记录其他相关费用，包括：

1. 准备金（元）
2. 旅费运费（元）
3. 签证费（元）
4. 预防注射费（元）
5. 外币买入手续费（元）
6. 其他（元）
7. 合计（元）

3. 常见操作指南

3.1 填写表格

1. ​基本信息填写​：
   • 填写单位、姓名和出差起止日期
   • 填写表格右上角的年月日（表格制作日期）
2. ​预支款项记录​：
   • 在”支领部分”逐笔记录预支的款项
   • 填写日期、种类、金额和必要的备注
3. ​实际支出记录​：
   • 在”支出部分”逐笔记录实际发生的费用
   • 按日期顺序记录，并分类填写
4. ​计算部分​：
   • 自动计算小计、余额、合计A和合计B
   • 确保预支总额与实际支出总额的差额正确
5. ​其他费用记录​：
   • 在”其他旅费”部分填写相关费用
   • 计算合计金额

3.2 核对与提交

1. 核对所有填写的数据是否准确
2. 确保所有必填字段都已填写完整
3. 附上相关票据和凭证
4. 提交给财务部门审核

3.3 注意事项

• 所有金额需填写准确，保留两位小数
• 外币金额统一使用美元(US$)为单位
• 人民币金额需明确标注”元”
• 每笔支出应有相应的票据支持
• 如有特殊情况，需在备注栏中说明

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