记账凭证系统使用说明文档
1. 文件用途概述
“记账凭证.xlsx”是骏逸股份有限公司用于记录日常财务交易的电子表格文件，主要包含两大功能模块：
- 会计科目表：定义公司使用的标准会计科目及其编号
- 记账凭证：记录具体的经济业务交易明细
该系统用于：
- 规范公司财务记录流程
- 追踪资金流向和业务活动
- 为财务报表编制提供基础数据
- 便于内部审计和税务申报
2. 字段定义
2.1 会计科目表字段
| 字段名 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 编号 | 会计科目唯一标识代码 | 1001 |
| 科目名称 | 会计科目标准名称 | 现金 |
2.2 记账凭证字段
| 字段名 | 说明 | 格式要求 |
|---|---|---|
| 日期 | 业务发生日期 | YYYY年MM月DD日 |
| 凭证号 | 记账凭证唯一编号 | 记字+序号(如001号) |
| 摘要 | 业务内容简要说明 | 简明扼要，如”购买办公用品” |
| 会计科目 | 业务涉及的主科目 | 必须与科目表一致 |
| 明细科目 | 业务涉及的明细科目 | 根据实际业务细分 |
| 借方金额 | 业务借方发生额 | 数字格式，精确到分 |
| 贷方金额 | 业务贷方发生额 | 数字格式，精确到分 |
| 记账 | 记账人员签章 | 姓名或工号 |
| 附件 | 所附原始凭证数量 | 数字(如”2张”) |
| 合计 | 借贷方总金额 | 系统自动计算 |
金额字段采用分位格式：
百 十 万 千 百 十 元 角 分3. 常见操作指南
3.1 新增记账凭证操作步骤
- 填写基本信息：
- 在”记账凭证”工作表中
- 填写日期、凭证号(按顺序递增)
- 填写业务摘要(简明扼要)
- 选择会计科目：
- 从”会计科目表”中选择主科目
- 填写相应的明细科目(如部门名称)
- 填写金额：
- 在借方或贷方相应位置填写金额
- 金额需按分位格式填写(百、十、万…分)
- 添加附件信息：
- 记录所附原始凭证数量
- 如”附件 2张”
- 系统自动计算：
- 合计行会自动汇总借贷方金额
- 确保借贷方合计金额相等
- 责任人员签章：
- 会计主管、记账、审核、制单人需确认
3.2 查询凭证操作
- 按凭证号查询：
- 使用Excel筛选功能
- 在凭证号列筛选特定编号
- 按日期查询：
- 使用日期排序功能
- 或设置日期范围筛选
- 按科目查询：
- 使用会计科目列筛选
- 可结合明细科目细化查询
3.3 常见问题处理
问题1：借贷不平衡
- 检查每笔分录的借贷方向是否正确
- 确认金额输入无误
- 确保合计行公式未被修改
问题2：科目不存在
- 检查是否在会计科目表中
- 如需新增科目，需先在科目表添加
- 科目变更需财务主管审批
问题3：凭证号重复
- 检查最新凭证编号
- 确保新增凭证号递增
- 如发现重复，需修改为正确编号
3.4 数据安全建议
- 定期备份文件
- 设置工作表保护
- 限制编辑权限
- 打印存档重要凭证
4. 注意事项
- 凭证一旦审核，不得随意修改
- 修改已记账凭证需经财务主管批准
- 每月结账前需检查所有凭证完整性
- 年度终了需打印装订成册归档
