借款单使用说明文档

1. 文件用途概述

借款单是用于记录和管理公司内部借款事务的正式单据，主要用途包括：

• 规范公司内部借款流程
• 记录借款的详细信息（借款人、金额、用途等）
• 作为财务记账和核对的依据
• 便于后续还款和财务审计

本借款单由会计室统一管理，适用于公司各部门员工因公需要借款的情况，如购买办公用品、差旅费等。

2. 字段定义

借款单包含以下字段信息：

3. 常见操作指南

3.1 填写借款单

1. ​基本信息填写​：
   • 填写借款日期（年、月、日）
   • 填写借款部门和使用部门（通常相同）
   • 填写借款人姓名
2. ​款项信息填写​：
   • 选择款项类别（现金或支票）
   • 如使用支票，需填写支票号码
   • 填写借款用途，需详细具体
   • 填写借款金额，需同时填写大写和小写金额
3. ​审批信息填写​：
   • 填写批准人姓名
   • 部门审核由部门负责人签字
   • 财务审核和财务核准由财务人员填写
4. ​其他信息填写​：
   • 填写附件张数（如发票、报价单等）
   • 在备注栏补充说明借款的详细信息

3.2 借款流程

1. 借款人填写借款单基本信息
2. 部门负责人审核签字
3. 提交至相关领导审批
4. 财务部门审核并核准
5. 出纳根据审批结果发放款项
6. 借款人完成借款事项后，及时报销冲账

3.3 注意事项

1. ​金额填写规范​：
   • 大小写金额必须一致
   • 大写金额应使用标准财务大写数字（零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿）
2. ​审批要求​：
   • 未经审批的借款单不得支付
   • 大额借款需经更高层级审批
3. ​还款要求​：
   • 借款人应在事项完成后及时报销冲账
   • 报销时需提供相关发票和凭证
4. ​支票使用​：
   • 使用支票支付时，必须填写支票号码
   • 支票收款人应与借款用途一致
5. ​存档管理​：
   • 借款单由会计室统一存档管理
   • 借款人可复印留存备查

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