请款单使用说明文档
1. 文件用途概述
请款单是企业内部用于申请付款的正式单据，主要用于：
- 记录采购部门向供应商支付货款的详细情况
- 作为财务部门审核和支付款项的依据
- 留存备查，便于后续对账和审计
- 本单据一式两联，第一联由申请部门保存，第二联提交财务会计部
2. 字段定义
| 字段名称 | 数据类型 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 申请部门 | 文本 | 是 | 发起请款申请的部门名称，如”采购部” |
| 申请日期 | 日期 | 是 | 请款单填写的日期，格式为”20XX年X月X日” |
| 项目 | 文本 | 是 | 请款所属的项目名称，如”项目材料采购” |
| 验收日期 | 日期 | 是 | 采购物品验收完成的日期，格式为”20XX-X-X” |
| 客户名称 | 文本 | 是 | 供应商/收款方的全称 |
| 付款摘要 | 文本 | 是 | 付款内容的简要说明，如”购电子元件货款” |
| 金额 | 数值 | 是 | 申请支付的金额，保留两位小数 |
| 付款条件 | 文本 | 是 | 约定的付款方式和比例，如”支付总额的40%” |
| 凭证号 | 文本 | 是 | 关联的财务凭证编号，格式为”转XXXXXXXX” |
| 备注 | 文本 | 否 | 其他需要说明的事项 |
| 批准人 | 文本 | 是 | 公司负责人签字 |
| 财务核准 | 文本 | 是 | 财务负责人签字 |
| 财务审核 | 文本 | 是 | 财务审核人员签字 |
| 部门审核 | 文本 | 是 | 部门负责人签字 |
| 申请人 | 文本 | 是 | 具体经办人员姓名 |
3. 常见操作指南
3.1 填写请款单
- 在”申请部门”栏填写本部门全称
- 填写当前日期作为”申请日期”
- 在”项目”栏填写对应的项目名称
- 填写货物验收完成的”验收日期”
- 准确填写供应商的”客户名称”
- 在”付款摘要”中简明描述付款事由
- 填写准确的”金额”数字，保留两位小数
- 根据合同约定填写”付款条件”
- 关联对应的财务”凭证号”
- 如有需要，可在”备注”栏补充说明
- 最后由申请人签字确认
3.2 审批流程
- 申请人填写完整后，先提交部门负责人审核签字
- 部门审核通过后，提交财务部门审核
- 财务审核人员核对金额、凭证等信息后签字
- 财务负责人进行最终核准
- 公司负责人批准付款
- 审批完成后，第二联交财务会计部执行付款
3.3 注意事项
- 所有金额必须准确无误，大小写一致
- 日期格式需统一，避免混淆
- 凭证号应与财务系统记录一致
- 付款条件需与合同条款相符
- 各审批环节必须签字确认
- 请款单需按编号顺序使用，不得跳号
- 作废的请款单应注明”作废”并保留备查
3.4 存档管理
- 财务部收到请款单后，应按凭证号顺序归档
- 每月底应将请款单与银行付款记录核对
- 年度终了，应将请款单装订成册，保存至少5年
- 电子版请款单应定期备份
