报价单.xls 使用说明文档
1. 文件用途概述
“报价单.xls”是用于向客户提供产品或服务报价的标准模板文件，主要用途包括：
- 向潜在客户提供正式的产品/服务报价
- 记录交易条款和条件
- 作为销售合同的前期文件
- 便于客户比较不同供应商的报价
- 作为公司内部销售流程的文档记录
2. 字段定义
2.1 公司信息部分
- 您的公司名称：填写报价公司的全称
- 您公司的广告语：公司口号或简短宣传语(可选)
- 日期：报价单创建日期(Excel日期格式)
- 公司地址：报价公司的详细地址
- 报价单号：公司内部唯一的报价单编号
- 省/市：公司所在省市
- 邮编：公司邮政编码
- 电话：公司联系电话
- 传真：公司传真号码(可选)
2.2 客户信息部分
- 客户号：公司内部客户编号(如有)
- 姓名：客户联系人姓名
- 公司名称：客户公司名称
- 公司地址：客户公司地址
- 省/市：客户所在省市
- 邮编：客户邮政编码
- 电话：客户联系电话
2.3 报价详情部分
- 报价有效期至：报价有效截止日期(Excel日期格式)
- 特别注意事项：特殊条款或说明(如”无”则留空)
- 售货员：负责此报价的销售人员姓名
- 发货日期：预计发货日期
- 发货方式：物流/运输方式
- 付款方式：付款条款(如现金、转账、分期等)
2.4 产品/服务明细
- 数量：产品或服务的数量
- 说明：产品或服务的详细描述
- 单价：单个产品或服务的价格
- 应税：标记”T”表示应税，留空表示不含税
- 金额：数量×单价的计算结果
2.5 财务汇总
- 小计：所有产品/服务金额的合计
- 税率：适用的税率百分比
- 税额：小计×税率
- 其他费用：额外费用(如运费、安装费等)
- 总计：小计+税额+其他费用的总和
2.6 联系信息
- 如您有任何疑问…：报价单后续联系人的姓名、电话和电子邮件
3. 常见操作指南
3.1 创建新报价单
- 打开”报价单.xls”文件
- 在”公司信息”部分填写所有必填字段
- 输入客户详细信息
- 填写报价有效期(通常为报价日起30天内)
- 添加产品/服务明细行
- 系统会自动计算金额、税额和总计
3.2 添加产品/服务项
- 在第一个空白行的”数量”列输入数量
- 在”说明”列描述产品或服务
- 输入”单价”
- 如需征税，在”应税”列输入”T”
- 金额将自动计算
3.3 修改现有报价
- 更改数量或单价会自动更新金额和总计
- 如需删除行，请整行删除而不仅是清除内容
- 税率变更会影响税额和总计
3.4 打印/导出报价单
- 点击”文件”→”打印”预览效果
- 调整页边距确保所有内容在一页内
- 可选择导出为PDF格式便于发送给客户
3.5 保存报价单
- 建议使用”另存为”功能，以”报价单号+客户名称”命名
- 定期备份报价单文件
- 完成交易后可将报价单归档
注意事项
- 日期字段显示为数字时，需设置单元格格式为日期格式
- 修改税率会影响所有应税项目的计算
- “特别注意事项”栏如需填写多行，建议使用Alt+Enter换行
- 报价单号建议遵循公司编号规则
- 正式发送前务必核对所有计算是否正确
