申购单使用说明文档

一、文件用途概述

申购单是企业或组织用于申请采购物品或服务的标准表单，主要用于规范采购流程、记录采购需求、审批流程和财务核算。本Excel格式的申购单模板包含完整的采购信息记录和审批流程，适用于各类规模的企业采购管理。

二、字段定义说明

1. 基础信息部分

• ​项目​：填写采购项目的名称或编号
• ​品名​：详细填写需要采购的物品或服务名称
• ​数量​：采购物品的具体数量
• ​单位价格​：单个物品或服务的单价
• ​总金额​：自动计算的数量×单价结果

2. 供应商信息部分

• ​供应商名字及联系电话​：记录供应商全称和联系方式
• ​报价​：供应商提供的报价信息(1-4项)
• ​到货时间及付款条件​：约定的交货时间和付款方式说明

3. 审批流程部分

• ​备注​：填写采购特殊说明或补充信息
• ​部门经理审批​：所有采购申请必须经过部门经理审批
• ​总监审批​：人民币5000元以下的采购需总监审批
• ​财务经理审核​：所有采购申请需财务经理审核
• ​总经理审批​：人民币5000元以上的采购需总经理审批
• ​总裁/首席执行官审批​：人民币15万元以上的采购需最高领导审批

三、常见操作指南

1. 填写申购单

1. 在”项目”栏填写采购项目名称
2. 详细填写”品名”、”数量”和”单位价格”
3. 系统会自动计算”总金额”
4. 填写完整的供应商信息和报价
5. 注明到货时间和付款条件

2. 审批流程操作

1. 根据采购金额选择相应的审批路径
2. 按顺序提交给各级审批人
3. 审批人需在相应位置签字或电子签批
4. 财务部门最终确认后执行采购

3. 数据维护建议

1. 定期备份申购单数据
2. 建立采购项目编号体系便于追踪
3. 保存完整的审批记录备查
4. 与财务系统对接实现数据共享

4. 使用注意事项

1. 所有字段必须填写完整才能进入审批流程
2. 金额计算需仔细核对避免错误
3. 供应商信息需定期更新确保准确
4. 审批流程不可跳过必须严格执行

本申购单模板可根据企业实际需求进行调整，建议配合企业的采购管理制度使用，确保采购流程的规范性和透明度。

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