《公司采购统计报表》使用说明文档
1. 文件用途概述
- 功能定位：本报表用于记录和统计XX公司各类采购项目的费用明细及预算执行情况。
- 核心作用：
- 跟踪单项采购成本（单价×数量）
- 监控月度/半年/全年预算消耗进度
- 生成采购数据分析基础报表
- 适用场景：财务核算、部门预算审核、采购流程管理。
2. 字段定义
| 字段名 | 数据类型 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 序列 | 数值 | 是 | 唯一序号，用于标识记录顺序（建议设置自动填充） |
| 费用项目 | 文本 | 是 | 采购分类名称（如：办公用品、设备维护等） |
| 项目说明 | 文本 | 否 | 详细描述采购内容或供应商信息 |
| 费用单价 | 货币 | 是 | 单个物品/服务的价格（单位：元） |
| 数量 | 数值 | 是 | 采购数量（整数或小数，需注明单位如“个”“次”） |
| 每月预算 | 货币 | 是 | 该费用项目当月预算上限 |
| 半年预算 | 货币 | 是 | 该费用项目半年累计预算上限 |
| 全年预算 | 货币 | 是 | 该费用项目年度总预算上限 |
注意：
- 所有预算字段建议设置数据验证规则（如≥0），避免负数输入。
- 实际数据中出现的多行
0.000000疑似为未填写数据的占位符，建议删除或替换为有效数值。
3. 常见操作指南
3.1 数据录入规范
- 新增记录：
- 在首列空白行输入序列号，按字段要求填写内容。
- 单价与数量需人工核对，避免小数点错误。
- 预算监控：
- 使用条件格式标记超预算项（如：当
费用单价×数量 > 每月预算时显示红色预警）。
- 使用条件格式标记超预算项（如：当
3.2 数据分析建议
- 预算执行率计算：
插入公式列计算实际花费占比，例如：复制=IF(每月预算=0, 0, (费用单价*数量)/每月预算) - 透视表应用：
按“费用项目”分类汇总半年/全年预算消耗情况。
3.3 维护与优化
- 数据清理：删除全零行（当前文件中的
0.000000冗余行）。 - 模板保护：锁定预算字段单元格，防止误修改。
4. 注意事项
- 定期备份文件，建议命名为
XX公司采购统计报表_YYYYMM.xls。 - 如发现数据异常（如负数或极端值），需联系采购部门确认。
