员工出差计划表使用说明文档

1. 文件用途概述

“员工出差计划表.xlsx”是用于记录和管理公司员工出差相关信息的标准化表格。该表格主要用于：

• 规划员工出差行程
• 记录拜访客户信息
• 预估和管理出差费用
• 为公司财务报销提供依据
• 便于行政部门进行出差统筹管理

2. 字段定义说明

基础信息部分

• ​出差人​：填写出差员工的姓名
• ​出差地​：填写出差目的地城市（示例中为”上海”）
• ​时间安排​：填写出差起止日期（格式示例：从YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日）

拜访信息部分

• ​你所拜访单位的名称如下​：填写计划拜访的企业或机构名称
• ​拜访对象​：注明拜访对象的职位（如总经理、采购等）
• ​你的拜访目的​：简要说明此次拜访的主要目的

费用管理部分

• ​预计车旅费​：表格提供了1-9共9个费用项目栏位，可用于细分不同类型的车旅费用
• ​合计车旅费​：自动或手动汇总所有车旅费用

3. 常见操作指南

填写规范

1. 所有字段应完整填写，确保信息准确无误
2. 日期格式统一采用”YYYY年MM月DD日”格式
3. 拜访单位名称应填写全称或公司规定的简称
4. 费用项目应尽可能详细分类填写

费用计算

1. 在各费用分项栏位中填写相应金额
2. 在”合计车旅费”栏位使用SUM公式自动计算总费用
   • 示例公式：=SUM(B1:B9)（假设费用项目位于B1至B9单元格）

表格使用建议

1. 建议为每位出差员工创建单独的工作表
2. 可使用数据验证功能创建下拉菜单（如拜访对象职位选择）
3. 重要信息可使用单元格高亮或加粗显示
4. 完成填写后建议锁定单元格防止误修改

4. 其他提示

1. 本表格为出差申请和报销的重要依据，请妥善保存
2. 实际费用报销时需附上相关票据
3. 如有重大变更应及时更新表格并通知相关部门
4. 公司财务部门可能要求提供额外证明材料

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