差旅费报销单使用说明文档
1. 文件用途概述
本Excel表格用于规范员工差旅费用报销流程，集中记录因公出差产生的各项费用（交通、住宿、餐饮等），并自动计算补贴金额。适用于：
- 员工提交差旅费用报销申请
- 部门负责人审核费用明细
- 财务部门核对并发放补贴
2. 字段定义
| 字段名称 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 姓名 | 文本 | 报销申请人姓名 |
| 提交日期 | 日期 | 报销单提交日期（格式：YYYY-MM-DD） |
| 部门 | 文本 | 申请人所属部门 |
| 核准人 | 文本 | 审核报销的负责人姓名 |
| 费用说明 | 文本 | 简要描述费用用途（如“北京出差会议”） |
| 交通费 | 数值 | 机票、火车票等公共交通工具费用（单位：人民币） |
| 住宿费 | 数值 | 酒店住宿费用（需附发票） |
| 短程交通费 | 数值 | 租车、汽油费、出租车费等（需注明行程） |
| 餐饮费 | 数值 | 出差期间的餐饮支出（需符合公司标准） |
| 会议费 | 数值 | 与会议直接相关的费用（场地、资料等） |
| 每公里补贴 | 数值 | 驾驶私人车辆出行的补贴（需填写行驶里程） |
| 行程补贴 | 数值 | 根据出差天数计算的定额补贴（自动计算） |
| 其他开销 | 数值 | 其他合理费用（需附说明） |
| 当前汇率 | 数值 | 外币兑换人民币的汇率（若涉及外币报销） |
| 使用货币种类 | 文本 | 费用原始币种（如“美元”，默认人民币） |
| 补贴总额 | 数值 | 系统自动汇总的补贴金额（行程补贴+每公里补贴） |
3. 常见操作指南
（1）填写报销单
- 必填项：姓名、提交日期、部门、核准人、费用说明。
- 费用录入：在对应字段输入金额（如交通费、住宿费），保留两位小数。
- 私人车辆补贴：填写实际行驶公里数，系统按预设标准计算补贴。
（2）数据校验
- 检查金额是否为非负数，若某费用未发生则填“0”。
- 外币费用需填写汇率，系统会自动转换为人民币。
（3）提交与审核
- 打印报销单，附上发票原件。
- 由部门核准人签字确认。
- 提交至财务部门复核，系统将锁定已审核数据。
（4）注意事项
- 发票要求：单笔费用超过500元需提供增值税专用发票。
- 截止时间：每月25日前提交，逾期计入下月报销。
- 错误修正：若发现填写错误，需联系财务解锁表格后再修改。
（5）自动计算逻辑
补贴总额 = 行程补贴总额 + 每公里补贴- 若“使用货币种类”非人民币，系统按“当前汇率”转换后汇总。
