XX公司/单位加班记录表使用说明文档
1. 文件用途概述
XX公司/单位加班记录表是用于记录和管理公司普通员工加班情况的标准化表格，主要用途包括：
- 规范公司加班管理流程
- 准确记录员工加班时间及原因
- 作为加班费计算的依据
- 便于人事部门进行加班统计和管理
- 提供加班审核和审批的书面凭证
适用范围：本表仅适用于公司普通员工的加班登记，中高级职员的超时工作不适用本表。
2. 字段定义
| 字段名称 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 公司/单位 | 文本 | 填写加班人员所属的公司或单位名称 |
| 加班记录表 | 文本 | 固定填写”加班记录表” |
| 日期 | 日期 | 填写加班当天的日期 |
| 加班人 | 文本 | 填写加班人员的姓名 |
| 职务 | 文本 | 填写加班人员的具体职务 |
| 加班原因 | 文本 | 详细说明加班的具体原因 |
| 从何时开始 | 时间 | 填写加班开始的具体时间 |
| 到何时结束 | 时间 | 填写加班结束的具体时间 |
| 加班所用时间 | 数字 | 计算从开始到结束的总加班时长(小时) |
| 加班费 | 数字 | 根据公司规定计算的加班费用金额 |
| 核准人 | 文本 | 有权签署加班意见的负责人姓名 |
| 部门主管签字 | 文本 | 部门主管的签名确认 |
| 日期(签字) | 日期 | 部门主管签字的日期 |
3. 常见操作指南
3.1 填写流程
- 加班前：加班人员应提前获得部门主管的口头加班许可
- 加班时：如实记录加班开始和结束时间
- 加班后：
- 填写加班记录表所有必填字段
- 提交给部门主管审核签字
- 每月统计后送人事部门留存
3.2 填写注意事项
- 时间记录：
- 必须准确记录加班开始和结束时间
- 计算加班所用时间应精确到0.5小时
- 加班原因：
- 需详细说明加班的具体工作内容
- 避免使用”处理工作”等模糊表述
- 签字要求：
- 必须由有权核准加班的负责人签字确认
- 部门主管需核实加班记录的真实性后签字
3.3 特殊规定
- 中高级职员：公司中高级职员的超时工作不计为加班，不适用本表
- 加班控制：各部门应严格控制加班，避免不必要的加班情况
- 统计周期：每月进行一次加班统计，按时送交人事部门
3.4 常见问题解答
Q：加班费如何计算？
A：加班费计算标准请参照公司相关制度，本表仅记录加班时间和核准的加班费金额。
Q：忘记记录加班时间怎么办？
A：原则上不接受补录，特殊情况需部门主管特别说明并签字确认。
Q：周末加班如何记录？
A：与平日加班记录方式相同，但需在加班原因中注明”周末加班”。
3.5 表格管理
- 本表由各部门保管使用
- 每月底前将当月加班记录汇总送交人事部
- 人事部负责归档保存，保存期限为2年
