资料销毁申请表使用说明文档
1. 文件用途概述
《资料销毁申请表》是用于规范企业内部敏感或机密文件销毁流程的标准化表格。该表格用于记录和审批需要销毁的文件信息，确保销毁过程符合公司政策和相关法规要求，同时提供完整的审计追踪记录。
主要用途包括：
- 记录待销毁文件的基本信息
- 明确销毁原因和方式
- 提供多级审批流程
- 记录销毁执行和监督情况
- 建立完整的销毁档案
2. 字段定义
表头信息
- 资料销毁申请表：表格名称标识
- 编号：公司内部统一的销毁申请编号（由系统或管理部门分配）
- 序号：申请表的顺序编号
文件信息
- 文件名称：待销毁文件的具体名称
- 编号：待销毁文件的原始编号（如档案编号、合同编号等）
- 部门：提出销毁申请的所属部门
销毁内容
- 销毁内容：详细描述需要销毁的资料内容，包括文件类型、数量、范围等
销毁原因
- 销毁原因：说明为何需要销毁这些资料（如过期、作废、保密要求等）
申请人信息
- 申请人：提出销毁申请的员工姓名
- 签名：申请人亲笔签名
- 年 月 日：申请日期
审批流程
- 部门经理意见：部门负责人审批意见（同意/不同意及理由）
- 签名：部门经理亲笔签名
- 年 月 日：部门审批日期
- 总经理办公室意见：公司高层审批意见
- 签名：审批人亲笔签名
- 年 月 日：高层审批日期
执行信息
- 销毁人签名：实际执行销毁操作的人员签名
- 年 月 日：实际销毁日期
- 销毁方式：选择适用的销毁方式（勾选相应选项）
- 粉碎
- 焚烧
- 监督人：监督销毁过程的人员姓名
- 签名：监督人亲笔签名
- 年 月 日：监督日期
备注
- 备注：其他需要说明的事项或特殊情况记录
3. 常见操作指南
填写申请表
- 基本信息填写：
- 填写文件名称、编号、部门等基本信息
- 详细描述销毁内容和原因
- 申请人部分：
- 申请人填写姓名并签名
- 填写申请日期
审批流程
- 部门审批：
- 将填写好的申请表提交给部门经理审批
- 部门经理填写意见并签名、注明日期
- 总经理办公室审批：
- 将部门审批通过的申请表提交给总经理办公室
- 高层审批人填写意见并签名、注明日期
销毁执行
- 选择销毁方式：
- 根据文件敏感程度和公司规定，勾选适当的销毁方式（粉碎或焚烧）
- 销毁操作：
- 由指定销毁人在监督人在场的情况下执行销毁
- 销毁人和监督人分别签名并注明日期
存档管理
- 申请表归档：
- 完成销毁后，将申请表交档案管理部门存档
- 存档期限根据公司规定执行（通常不少于3年）
注意事项
- 所有签名必须为本人亲笔签名，不得代签
- 日期填写应完整，包括年、月、日
- 销毁敏感或机密文件时，必须确保有监督人在场
- 如选择”其他”销毁方式，应在备注中详细说明
- 审批不通过的申请应注明原因并归档
特殊情况处理
- 批量销毁：如需销毁大批量文件，可附清单作为附件，在”销毁内容”栏注明”详见附件”
- 电子文件销毁：如需销毁电子文件，应在备注中注明存储位置和销毁方式（如数据擦除）
- 紧急销毁：特殊情况下需紧急销毁的，应经高层特批并在备注中说明原因
