员工出差旅费报销清单使用说明文档

1. 文件用途概述

本《员工出差旅费报销清单》是用于记录和核算员工因公出差期间产生的各项费用支出的标准表单。主要用于：

• 员工出差费用的系统化记录
• 财务部门审核报销依据
• 企业差旅费用统计和管理
• 员工与公司之间的费用结算凭证

2. 字段定义

基础信息区

• ​部门/处/科/室​：员工所属的组织单位
• ​日期​：报销单填写的日期（示例：2012年8月18日）
• ​姓名​：出差员工姓名
• ​职别​：员工职务级别
• ​起止日期​：出差开始和结束日期
• ​出差天数​：共计出差日数
• ​附单据张数​：随报销单提交的原始凭证数量

费用明细区

• ​月日​：费用发生的月份和日期（Excel序列号格式，如40224对应2012-8-15）
• ​地点​：出差目的地及行程
• ​车费​：交通费用（如火车票、机票、出租车等）
• ​餐费​：餐饮费用
• ​杂费​：其他小额杂项支出
• ​住宿​：酒店住宿费用
• ​其他​：未包含在上述分类中的合理支出
• ​合计​：单次行程总费用
• ​出差事由​：出差的具体工作目的

结算信息区

• ​旅费总额​：本次出差所有费用的总和
• ​暂支旅费额​：出差前预支的差旅费金额
• ​应付(收)额​：最终应补足或退还的差额（正数表示公司应支付给员工，负数表示员工应退还公司）

3. 常见操作指南

填写说明

1. ​基础信息填写​：
   • 确保部门信息和员工信息准确
   • 正确填写出差起止日期
   • 核对附单据数量与实际一致
2. ​费用明细记录​：
   • 按时间顺序逐笔记录每项支出
   • 分类填写各项费用金额
   • 每行记录一次完整的行程及相关费用
   • 确保”出差事由”描述清晰明确
3. ​结算计算​：
   • 检查各项费用合计是否正确
   • 核对暂支旅费金额
   • 准确计算应付(收)差额

提交流程

1. 填写完整的报销单
2. 附上所有原始票据（按明细顺序排列）
3. 提交部门主管审核签字
4. 报送财务部门复核
5. 完成报销款项结算

注意事项

• 所有费用支出必须提供合规原始凭证
• 报销标准需符合公司差旅费管理制度
• 跨月出差需分开填报
• 如有特殊支出需附加说明

4. 重要提示

本说明文档由AI生成，旨在提供一般性使用指导。实际使用时请以贵公司最新财务制度和报销规定为准。对于任何因使用本指南而产生的直接或间接后果，文档生成方不承担任何责任。

建议在使用前：

1. 与财务部门确认最新报销政策
2. 核对表单格式是否为最新版本
3. 了解公司对各类费用的具体限额标准
4. 保存好所有原始凭证备查