员工离职结算单使用说明文档

1. 文件用途概述

“员工离职结算单.xlsx”是用于记录和管理员工离职过程中各项交接手续的标准化表格文件。该文件主要用途包括：

• 系统化记录员工离职的各项交接事项
• 确保离职员工与公司各部门之间的工作、财务、物品等交接完整
• 作为员工离职流程的书面证明
• 存档备查，一式两份(离职者与人力资源部各执一份)

2. 字段定义

基础信息部分

离职原因部分

员工需勾选离职原因类型：

• □合同到期
• □辞职
• □辞退
• □开除

部门交接部分

各部门需确认完成相关手续并签字：

财务会计部

• □欠款清理
• □财务清算
• 经理签字：______
• 日期：______

办公室

• □通讯设备
• 主任签字：______
• 日期：______

劳资部

• □合同解除
• □保险手续
• □工资发放
• 经理签字：______
• 日期：______

人事部

• □员工手册
• □档案调出
• 经理签字：______
• 日期：______

本部门

• □借用图书
• □文件资料
• □办公室钥匙
• □办公用品
• 部门负责人签字：______
• 交接人：______
• 日期：______

总务部

• □胸卡
• □工作服
• □劳保用品
• □宿舍退房及用品验收
• 经理签字：______
• 日期：______

离职确认部分

• 离职本人签字确认：______
• 日期：______
• 确认声明：”我确认上述手续已全部完成，从此解除我与某某公司的劳动服务关系。”

3. 常见操作指南

填写说明

1. ​基础信息填写​：
   • 由HR或离职员工填写姓名、部门、员工号等基本信息
   • 确保入公司日期准确无误
2. ​离职原因勾选​：
   • 根据实际情况勾选相应离职原因(单选)
3. ​部门交接流程​：
   • 离职员工需依次前往各部门办理交接手续
   • 各部门负责人检查相关事项是否完成：
     • 财务部：确认无欠款，完成财务清算
     • 办公室：归还通讯设备
     • 劳资部：处理合同、保险和工资事宜
     • 人事部：归还员工手册，调出档案
     • 本部门：交接工作资料、钥匙等
     • 总务部：归还公司物品，办理退宿
4. ​签字确认​：
   • 各部门经理/负责人在完成检查后签字并填写日期
   • 最后由离职员工签字确认

使用流程

1. HR部门发起离职流程，填写基础信息
2. 离职员工持表格依次办理各部门交接
3. 各部门完成检查后签字确认
4. 离职员工最终确认签字
5. HR收回一份存档，另一份交离职员工

注意事项

• 所有勾选框必须明确选择(√或×)
• 所有签字栏必须由指定人员亲笔签名
• 日期格式建议统一为YYYY-MM-DD
• 如某项交接不适用，需注明”不适用”或”N/A”
• 任何修改需由修改人签字确认
• 确保最终收回的表格完整无误后再办理离职证明

电子版使用说明

1. 如需电子填写，请使用可编辑PDF或受保护的Excel格式
2. 电子签名需使用公司认可的数字签名
3. 电子版与纸质版具有同等效力

存档要求

• 人力资源部需将离职结算单保存至少2年
• 重要岗位员工离职单建议永久保存
• 电子档案需定期备份

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