员工签到簿使用说明文档

1. 文件用途概述

“员工签到簿.xlsx”是用于记录公司员工每日考勤情况的电子表格文件，主要功能包括：

• 记录员工每日上下班时间
• 追踪员工考勤状况
• 为管理层提供考勤监督依据
• 作为人事考勤统计的基础数据来源

该文件适用于所有需要记录考勤的企业或部门，便于人事部门进行考勤管理、薪资计算和工作效率分析。

2. 字段定义

3. 常见操作指南

3.1 日常签到/签退操作

1. ​签到操作​：
   • 打开”员工签到簿.xlsx”文件
   • 在最后一条记录下方新增一行
   • 填写”序号”(通常为自动填充)
   • 在”上班时间”列输入当前时间(可使用快捷键Ctrl+Shift+;插入当前时间)
   • 在”签到者”列输入员工姓名或工号
2. ​签退操作​：
   • 找到自己当天的签到记录
   • 在”下班时间”列输入当前时间
   • 在”签退者”列输入与签到者相同的姓名或工号

3.2 管理层审核操作

1. ​主管审核​：
   • 定期检查本部门员工的签到签退记录
   • 在”主管”列做相应标记(如”√”或”已审核”)
2. ​经理审核​：
   • 查看部门整体考勤情况
   • 在”经理”列做相应标记
3. ​总经理审核​：
   • 查看公司整体考勤情况
   • 在”总经理”列做相应标记
4. ​人事处理​：
   • 定期汇总考勤数据
   • 计算迟到、早退、缺勤等情况
   • 在”人事”列做相应标记

3.3 数据维护与统计

1. ​数据备份​：
   • 建议每月将考勤数据备份到单独文件
   • 备份文件名建议使用”员工签到簿_YYYYMM.xlsx”格式
2. ​数据统计​：
   • 可使用Excel的数据透视表功能统计各部门考勤情况
   • 可使用条件格式标记异常考勤记录(如迟到、早退)
3. ​数据筛选​：
   • 可使用筛选功能查看特定时间段或特定员工的考勤记录
   • 可使用排序功能按时间或员工姓名排序

3.4 注意事项

1. 请勿随意修改他人考勤记录
2. 发现考勤异常应及时向主管或人事部门报告
3. 管理层审核标记应真实反映审核情况
4. 建议设置文件密码保护防止未经授权的修改
5. 定期归档历史考勤数据，保持当前文件简洁

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