报销单使用说明文档
1. 文件用途概述
“报销单.xls”是用于员工费用报销的标准表格文件，主要用途包括：
- 记录员工因公产生的各类费用支出
- 汇总各项费用明细及总金额
- 作为财务报销和审批的正式凭证
- 记录报销流程中的审批信息
- 便于财务部门进行费用核算和账务处理
该表格适用于公司内部员工因公出差、业务招待、办公采购等各类费用报销场景。
2. 字段定义
2.1 单据头信息
- 单据号：报销单的唯一编号，由系统或财务部门分配
- 简要说明：简要描述报销事由或项目名称
- 报销日期：填写报销提交的日期(示例中为Excel日期序列值45866，对应2025年8月15日)
2.2 报销人基本信息
- 姓名：报销人全名
- 证件号码：报销人身份证或员工编号
- 部门：报销人所属部门
- 职务：报销人职位
2.3 票据期限
- 从…至…：票据的有效期限或费用发生的时间范围
2.4 费用明细表
- 日期：每笔费用发生的具体日期
- 说明：费用发生的具体事由或说明
- 车船机票：交通费用(飞机、火车、轮船等)
- 住宿：住宿费用
- 餐饮：餐饮费用
- 通信：通信费用(电话费、网络费等)
- 市内交通：市内出租车、公交等交通费用
- 其它费用：不包含在上述分类中的其他费用
- 小计：单笔费用的合计金额
2.5 汇总信息
- 合计：所有费用明细小计的总额
- 预支款：如之前有预支款项，填写预支金额
- 总计：实际应报销金额(合计-预支款)
2.6 审批信息
- 审批人签字：部门或财务审批人签字
- 申请人签字：报销人签字确认
- 报销日期：实际报销提交日期
3. 常见操作指南
3.1 填写报销单
- 填写单据头信息：
- 单据号由财务部门填写
- 简要说明填写清晰的事由(如”北京出差参会费用”)
- 填写个人信息：
- 确保姓名、证件号码、部门、职务准确无误
- 填写票据期限：
- 填写本次报销包含的所有票据的时间范围
- 填写费用明细：
- 按日期顺序逐笔填写费用
- 每笔费用需有明确说明
- 将金额填入对应费用类别列
- 确保小计=各分项之和
- 计算汇总金额：
- 合计=所有小计之和
- 如有预支款需填写并扣除
- 总计=合计-预支款
3.2 提交报销流程
- 打印填写完整的报销单
- 将原始票据按明细顺序粘贴在指定位置
- 申请人签字确认
- 提交部门主管审批签字
- 交财务部门审核处理
3.3 注意事项
- 所有票据必须真实有效，与费用明细一一对应
- 票据期限应在公司规定范围内(通常为3个月内)
- 各项费用应符合公司报销标准
- 金额计算需准确，小数点后保留2位
- 审批流程完整后方可报销
- 电子版与纸质版信息需一致
