差旅费报销单（外企）使用说明文档

1. 文件用途概述

本差旅费报销单（外企）是专门为外资企业设计的标准化报销表格，用于员工因公出差后提交费用报销申请。该表格包含员工基本信息、预支款项、实际报销金额以及详细的费用明细，同时设有多级审批流程，确保报销流程的规范性和透明度。

主要用途：

• 记录员工因公出差产生的各项费用
• 计算报销总金额并与预支款项进行比对
• 提供多级审批流程（部门经理、总经理、出纳、复核）
• 支持外币费用转换人民币计算

2. 字段定义

2.1 员工信息部分

2.2 财务结算部分

2.3 费用明细部分

2.4 审批部分

3. 常见操作指南

3.1 填写报销单

1. ​填写基本信息​：
   • 在”Name”处填写员工姓名
   • 填写正确的Employee #和Dept.Name
   • 确保E-mail和Phone NO.准确无误
2. ​填写费用明细​：
   • 为每笔费用添加一行记录
   • 填写日期、出差地点和明确的事由
   • 按类别填写费用金额（交通费、餐费等）
   • 如有外币费用，填写原币种、汇率及换算后人民币金额
   • 确保每笔费用都有相应票据
3. ​计算金额​：
   • 系统会自动计算各类费用小计和总费用
   • 核对”Total Advanced Funds”与”Reimbursement Amount”的差额
   • 确定”Refunding Amount”或”Reissue Amount”

3.2 提交审批流程

1. ​员工自查​：
   • 确认所有信息填写完整准确
   • 附上所有原始票据
   • 在”Employee”处签字
2. ​部门经理审批​：
   • 经理核实出差事由合理性
   • 检查费用是否符合公司政策
   • 在”Manager of Employee”处签字
3. ​总经理审批​：
   • 对大额报销或特殊情况进行审批
   • 在”General Manager”处签字
4. ​财务处理​：
   • 出纳核对金额并处理付款
   • 复核人员最终确认
   • 分别在”Cashier”和”Recheck”处签字

3.3 注意事项

1. ​票据要求​：
   • 所有费用必须提供正规发票或收据
   • 外币费用需提供原始票据和汇率证明
   • 票据日期需与出差日期相符
2. ​时间要求​：
   • 应在出差结束后15个工作日内提交报销
   • 跨月费用需特别说明
3. ​特殊情形​：
   • 超额费用需提前申请并附说明
   • 非正常工作时间产生的费用需标注
4. ​外币处理​：
   • 使用报销当日中国银行公布的中间价汇率
   • 保留汇率截图或证明文件
   • 确保人民币换算金额准确
5. ​电子版与纸质版​：
   • 电子版需与纸质版完全一致
   • 纸质版需有所有相关人员原始签字
   • 电子版可作为预审使用

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