差旅费报销单使用说明文档
1. 文件用途概述
“差旅费报销单.xls”是用于记录和审批员工因公出差产生的各项费用的标准表格。该表格主要用于：
- 系统记录员工出差期间产生的各类费用
- 作为财务报销的正式凭证
- 便于公司财务部门进行费用核算和管理
- 提供审计追踪依据
- 统计和分析公司差旅费用支出情况
2. 字段定义
2.1 基本信息部分
- 公司名称：填写员工所在公司全称
- 填表日期：填写报销单提交日期（Excel中显示为数字格式，实际应为日期格式）
- 出差人姓名：填写出差员工姓名
- 所属部门：填写出差员工所在部门
- 出差地点：填写本次出差的目的地
- 起止日期：
- 自：出差开始日期
- 至：出差结束日期
- 出差天数：计算得出的出差总天数
- 出差事由：简要说明出差目的和工作内容
2.2 交通及住宿费部分
- 种类：交通和住宿费用的分类
- 票据张数：对应费用类别的发票或凭证数量
- 开支金额：实际发生的费用金额
- 核准金额：经审核后确认可报销的金额
- 小计：交通及住宿费用的合计金额
2.3 出差补助费部分
- 出差地点：填写补助对应的出差地点
- 天数：在该地点的停留天数
- 标准：公司规定的每日补助标准
- 金额：计算得出的补助总金额
- 小计：出差补助费用的合计金额
2.4 金额汇总部分
- 金额合计(大写)：用中文大写数字填写总报销金额
- 金额合计(小写)：用阿拉伯数字填写总报销金额，格式为”￥0.00″
2.5 报销结算情况
- 原出差借款：出差前预借的款项金额
- 报销金额：本次实际报销的金额
- 退回金额：若报销金额小于借款，需退回的差额
- 补发金额：若报销金额大于借款，需补发的差额
2.6 审批签字部分
- 申请人：出差员工签字
- 部门经理：部门负责人审批签字
- 总经理：公司总经理审批签字
- 出纳：财务出纳确认签字
- 复核：财务复核人员签字
3. 常见操作指南
3.1 填写报销单
- 打开”差旅费报销单.xls”文件
- 在基本信息部分填写公司名称、个人姓名、部门等基本信息
- 准确填写出差地点和起止日期
- 在”交通及住宿费”部分逐项填写实际发生的费用，并附上相应票据
- 在”出差补助费”部分根据公司标准计算补助金额
- 核对各项金额，确保小计和合计计算正确
- 用中文大写和阿拉伯数字分别填写总金额
3.2 提交审批流程
- 填写完成后打印报销单
- 按顺序附上所有原始票据
- 首先由申请人签字
- 提交给部门经理审批签字
- 提交给总经理审批签字
- 将审批完成的报销单和附件提交财务部门
3.3 财务处理
- 财务出纳接收报销单并核对金额
- 复核人员对报销单进行二次审核
- 根据报销金额与原借款金额计算应退或应补金额
- 完成款项支付或收取
- 在系统中记录报销信息
3.4 注意事项
- 所有费用必须提供合法有效的原始凭证
- 票据应按费用类别和时间顺序粘贴
- 报销应在出差结束后15个工作日内提交
- 超过标准的费用需提前申请特殊审批
- 电子版和纸质版信息必须一致
- 日期字段应显示为正常日期格式而非数字格式
