《出差申请.xls》使用说明文档
1. 文件用途概述
《出差申请.xls》是用于公司内部员工出差申请的标准化电子表格文件，主要用途包括：
- 记录员工出差的基本信息
- 审批出差申请的工作流程
- 预估和审批出差相关费用
- 作为财务报销的依据文件
该表格涵盖了从出差申请到各级审批的完整流程，确保出差活动符合公司规定并有据可查。
2. 字段定义
2.1 基本信息区
- 申请日期：填写提交申请的具体日期（Excel自动显示为数字格式45866.000000，实际应显示为日期格式）
- 出差人姓名：申请出差的员工姓名
- 代理人姓名：出差期间工作代理人的姓名
- 部门：出差人所属部门（需填写两次，可能是主部门和子部门）
- 职务：出差人的职务（需填写两次，可能是主职务和副职务）
- 联系电话：出差人的联系方式
2.2 出差详情区
- 出差时间：包括”自”（开始日期）和”至”（结束日期）
- 出差地点：详细填写出差目的地
- 出差事由：简要说明出差目的和工作内容
- 拟搭乘交通工具：计划使用的交通工具类型
2.3 费用预算区
- 暂支费用：预支的出差费用金额
- 差旅费：交通、住宿等费用预算
- 出席费：参加会议或活动的费用
- 报名费：培训或会议的注册费用
- 其它：其他未列明的费用项目
- 金额合计：所有费用的总和（当前显示为0.000000，需填写实际金额）
2.4 审批区
- 申请人签字：出差申请人签名及日期
- 部门经理签字：部门主管审批签名及日期
- 财务部经理签字：财务审批签名及日期
- 总经理签字：最终审批签名及日期
3. 常见操作指南
3.1 填写申请
- 打开《出差申请.xls》文件
- 在”申请日期”栏输入当前日期（建议使用Excel日期格式）
- 完整填写出差人、代理人信息
- 详细说明出差时间、地点和事由
- 根据实际情况填写拟搭乘交通工具
- 准确预估各项费用并计算总金额
3.2 打印申请
- 填写完成后，点击”文件”→”打印预览”检查格式
- 确认所有信息完整无误
- 连接打印机并打印纸质版
3.3 申请审批流程
- 申请人签字并填写日期
- 提交给部门经理审批签字
- 部门经理审批后提交财务部经理审批
- 财务部经理审批后提交总经理最终审批
- 审批完成后，复印件交财务部备案，原件由申请人保管
3.4 常见问题处理
- 日期显示异常：如显示为数字格式(如45866.000000)，请将单元格格式设置为日期格式
- 金额计算错误：检查各分项金额是否已正确填写，确保合计公式正确
- 打印不全：调整页面设置为”适合页面”或调整页边距
3.5 注意事项
- 所有字段必须完整填写，不得留空
- 金额数字需精确到小数点后两位
- 各级审批必须按顺序进行，不得越级
- 重大出差事项需附详细说明材料
- 实际出差费用报销时需以此申请表为依据
