档案归档登记表使用说明文档
1. 文件用途概述
“档案归档登记表.xls”是用于记录和跟踪档案归档流程的标准化表格，主要用途包括：
- 系统记录单位内部档案的归档情况
- 追踪每份档案的归档时间及责任人
- 提供档案管理审计的书面依据
- 确保档案交接流程的可追溯性
该表格由档案保管人员填写，经手人和行政核对人共同确认，是档案管理流程中的重要文档。
2. 字段定义
表格包含以下字段：
| 字段名称 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 序号 | 数字 | 档案归档的顺序编号，自动递增 |
| 归档档案明细 | 文本 | 归档档案的详细描述，包括档案名称、内容概要等 |
| 归档时间 | 日期 | 档案实际归档的日期 |
| 经手人 | 文本 | 负责档案归档操作的人员姓名 |
| 行政核对人 | 文本 | 负责审核归档操作的行政人员姓名 |
| 备注 | 文本 | 补充说明信息，如特殊情况说明等 |
3. 常见操作指南
3.1 填写新归档记录
- 打开”档案归档登记表.xls”文件
- 在最后一行空白处填写新记录：
- “序号”列：自动延续上一条记录的序号+1
- “归档档案明细”列：详细描述归档档案内容
- “归档时间”列：填写实际归档日期（格式：YYYY-MM-DD）
- “经手人”列：填写操作人员姓名
- “行政核对人”列：由行政人员核对后签名
- 如有特殊说明，可在”备注”栏填写
3.2 修改已有记录
- 定位到需要修改的记录行
- 修改相应字段内容
- 修改后需由原经手人和行政核对人重新确认
3.3 查询档案信息
- 使用Excel的筛选功能：
- 选中表头行
- 点击”数据”→”筛选”
- 点击字段下拉箭头设置筛选条件
- 可按时间范围、经手人等条件筛选记录
3.4 打印归档记录
- 选择需要打印的记录范围
- 点击”文件”→”打印”
- 在打印设置中选择”打印选定区域”
- 建议打印时包含表头以便识别各字段
注意事项
- 本表应由专人保管，定期备份
- 归档信息应如实填写，不得虚假记录
- 每月底应汇总当月归档记录，进行统计和存档
- 电子版和纸质版应保持一致，重要变更需双版同步更新
- 档案保管人员离职时，应做好表格交接工作
