档案借阅登记表使用说明文档
1. 文件用途概述
“档案借阅登记表.xls”是用于记录和管理合同档案借阅、查阅及复制情况的电子表格工具。该表格主要用于：
- 跟踪合同档案的流动情况
- 记录借阅/查阅的审批流程
- 确保档案借阅过程的可追溯性
- 统计档案使用情况
- 保障档案管理的规范性和安全性
适用于企业档案管理部门、法务部门或合同管理部门使用。
2. 字段定义
| 字段名称 | 数据类型 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 档案编号 | 文本 | 是 | 合同档案的唯一标识编号 |
| 合同名 | 文本 | 是 | 合同文件的正式名称 |
| 方式 | 单选 | 是 | 选择档案使用方式：查阅/借阅/复制 |
| 事由 | 文本 | 是 | 借阅或查阅的具体原因说明 |
| 借阅日期 | 日期 | 是 | 档案被借出或查阅的具体日期 |
| 借阅人 | 文本 | 是 | 实际借阅或查阅档案的人员姓名 |
| 审批人 | 文本 | 是 | 批准此次借阅或查阅的负责人姓名 |
| 归还日期 | 日期 | 借阅时必填 | 档案被归还的具体日期(仅借阅时填写) |
| 归还人 | 文本 | 借阅时必填 | 实际归还档案的人员姓名(仅借阅时填写) |
| 经手人 | 文本 | 是 | 档案管理员或经办人员姓名 |
| 备注 | 文本 | 否 | 其他需要说明的事项 |
| 第 页 | 数字 | 是 | 当前登记表的页码 |
3. 常见操作指南
3.1 登记新的借阅/查阅记录
- 打开”档案借阅登记表.xls”文件
- 找到第一个空白行
- 按顺序填写各字段：
- 先填写页码(当前页数)
- 填写档案编号和合同名
- 在”方式”列选择相应操作类型(查阅/借阅/复制)
- 详细填写事由
- 填写借阅日期和借阅人姓名
- 填写审批人姓名
- 如果是借阅操作，需预留归还日期和归还人字段
- 填写经手人姓名
- 如有需要，填写备注信息
- 保存文件
3.2 更新归还信息(针对借阅记录)
- 找到对应的借阅记录行
- 在”归还日期”列填写实际归还日期
- 在”归还人”列填写实际归还人员姓名
- 检查经手人信息是否需要更新
- 保存文件
3.3 查询档案借阅历史
- 使用Excel的筛选功能(数据→筛选)
- 可按档案编号、合同名、借阅人等条件筛选
- 如需统计，可使用数据透视表功能
3.4 打印登记表
- 设置打印区域(页面布局→打印区域)
- 调整页眉页脚(插入→页眉页脚)
- 预览打印效果(文件→打印→预览)
- 执行打印
4. 注意事项
- 每次档案借阅/查阅都必须登记，不得遗漏
- 审批人必须是具有审批权限的负责人
- 借出的档案必须在规定时间内归还
- 定期备份登记表文件
- 敏感档案的借阅需额外审批
- 档案编号必须准确无误，避免混淆
