档案使用登记表使用说明文档
1. 文件用途概述
“档案使用登记表.xls”是用于记录和管理**协会档案文件资料借阅及使用情况的电子表格文档。该表格主要用于：
- 追踪档案文件的借出与归还情况
- 记录档案使用者的详细信息
- 管理档案流通过程，确保档案安全
- 提供档案使用情况的统计依据
2. 字段定义
表格包含以下字段，每个字段的具体含义和要求如下：
| 字段名称 | 数据类型 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 序号 | 数字 | 是 | 记录的唯一编号，通常为自动递增的数字 |
| 使用文件名称 | 文本 | 是 | 被借阅或使用的档案文件的全称 |
| 使用单位 | 文本 | 是 | 借阅档案的单位或部门名称 |
| 使用方式 | 文本 | 是 | 档案的使用方式，如”借阅”、”复印”、”查阅”等 |
| 使用人签字 | 文本 | 是 | 实际使用档案的人员签名 |
| 使用时间 | 日期 | 是 | 档案被借出或开始使用的日期和时间 |
| 归还时间 | 日期 | 否 | 档案被归还的日期和时间，未归还时留空 |
| 联系电话 | 文本 | 是 | 使用人的有效联系电话 |
| 备注 | 文本 | 否 | 其他需要说明的事项，如特殊情况说明等 |
3. 常见操作指南
3.1 新增使用记录
- 打开”档案使用登记表.xls”文件
- 在最后一行空白处填写新的使用记录
- 确保”序号”字段连续且唯一
- 填写所有必填字段（带*号字段）
- 保存文件
3.2 更新归还信息
- 找到需要更新的记录行
- 在”归还时间”列填写实际归还日期
- 如有特殊情况，可在”备注”栏补充说明
- 保存文件
3.3 查询档案使用情况
- 使用Excel的筛选功能（数据→筛选）
- 点击各列标题的下拉箭头设置筛选条件
- 可按照”使用文件名称”、”使用单位”、”使用时间”等字段进行筛选
- 如需更复杂查询，可使用Excel的查找功能（Ctrl+F）
3.4 数据统计与分析
- 使用Excel的数据透视表功能统计各类使用情况
- 可统计各档案的使用频率、各单位使用情况等
- 使用图表功能可视化统计数据
3.5 注意事项
- 每次档案借出必须登记完整信息
- 档案归还后应及时更新归还时间
- 定期备份登记表以防数据丢失
- 敏感档案借阅需额外审批并在备注中注明
