XX公司合同审批表使用说明文档
1. 文件用途概述
本《XX公司合同审批表》是用于规范公司合同审批流程的标准表格，主要用途包括：
- 记录合同从申请到最终审批的全过程
- 确保合同审批流程符合公司管理规定
- 收集合同相关方的基本信息和资信情况
- 存档合同审批的完整记录以备查
- 明确各部门在合同审批中的责任和意见
适用范围：公司所有对内对外签订的各类合同，包括但不限于买卖、服务、工程建设、租赁、居间等类型合同。
2. 字段定义
2.1 基础信息部分
- 申请日期：填写合同审批申请的提交日期（年/月/日）
- 合同经办部门：负责该合同执行的部门名称
- 经办人及电话：具体负责该合同的经办人姓名及联系方式
- 合同名称：合同的正式名称
- 合同编号：公司为合同分配的唯一编号
- 合同格式：勾选合同格式类型（公司格式合同/非公司格式合同/政府基本合同/其他类型合同）
- 合同类型：填写合同性质（买卖、服务、工程建设、租赁、居间等）
- 付款方式：描述合同约定的付款方式
- 履行期限：合同的有效期或履行期限
- 合同标的额：合同总金额（以人民币元为单位）
- 预付款：合同约定的预付款金额
- 质保金：勾选是否有质保金并填写金额及比例
2.2 合同方情况
- 名称或姓名：合同对方的企业名称或个人姓名
- 签署人权限：勾选对方签署人身份（具有授权委托书原件/复印件/法定代表人/授权代表）
- 性质：勾选对方企业性质（有限公司/股份公司/自然人/其他）
- 注册资本：对方企业的注册资本金额
- 资信情况：勾选对方资信等级（AA/A/BB/B/CC/C/无法判断）
- 业务往来情况：描述与对方的历史业务往来情况
2.3 审批意见部分
- 经办部门意见：由经办人和部门负责人签署意见并签名
- 法务部意见：法务部审核意见（需附书面审查意见时勾选）
- 财务部负责人：财务部审核意见
- 其他部门意见：其他相关部门会签意见
- 公司负责人意见：公司最终审批意见
2.4 备注说明
- 包含合同审批流程说明和特殊注意事项
3. 常见操作指南
3.1 填写指南
- 基础信息填写：
- 使用蓝墨水钢笔或碳素墨水填写，字迹工整
- 所有日期格式统一为”YYYY年MM月DD日”
- 勾选项请在相应方框内打”√”
- 合同方信息核实：
- 对方是法定代表人的，应查验企业信息
- 对方是授权代表的，应要求提供委托授权书原件
- 资信情况应尽可能核实准确
- 附件准备：
- 合同文本（草案或正式文本）
- 供应商资质文件（营业执照、税务登记证、许可证等复印件）
- 授权书原件或扫描件（如适用）
3.2 审批流程
- 标准审批流程：
申请人 → 部门经理 → 分管负责人 → 法务部 → 其他会签部门 → 公司负责人 - 特殊情形处理：
- 紧急合同：勾选”紧急”选项并说明原因
- 分期支付货款：勾选相应选项并注明分期安排
- 其他特殊要求：在附件中详细说明
- 审批意见填写：
- 各部门应给出明确、具体的审核意见
- 仅签署姓名或写”同意”视为同意合同会签意见
- 法务部如有详细意见应附页说明
