合同审批表使用说明文档

1. 文件用途概述

“合同审批表.xlsx”是用于工程项目中材料采购合同审批流程的标准表格文档。该表格主要用于：

• 记录材料采购合同的基本信息
• 收集各相关部门对合同的评审意见
• 实现多部门协同审批的工作流程
• 作为合同签订前的内部审批依据
• 存档备查，确保合同审批过程的可追溯性

2. 字段定义

2.1 基础信息字段

2.2 合同条款字段

2.3 审批意见字段

3. 常见操作指南

3.1 填写基础信息

1. 打开”合同审批表.xlsx”文件
2. 在”单位”栏填写项目部全称
3. 填写当前审批日期（年、月、日）
4. 完整填写合同名称、材料信息及供应商信息
5. 在”合同主要条款”栏简要概述合同的关键条款

3.2 提交审批流程

1. 填写人完成基础信息后，将文件发送至工程部负责人
2. 工程部填写意见后，依次流转至计划部、财务部等部门
3. 每个部门应在收到文件后2个工作日内完成审批
4. 审批意见应明确，同意需注明”同意”，不同意需说明原因

3.3 部门审批操作

1. 各部门收到文件后，首先核对基础信息是否完整
2. 根据本部门职责范围提出专业意见
3. 意见应具体明确，避免使用模糊用语
4. 如需修改合同条款，应明确说明修改建议
5. 填写审批人姓名及审批日期

3.4 最终审批

1. 所有部门审批完成后，文件提交至项目经理
2. 项目经理综合各部门意见做出最终决定
3. 项目经理意见为”同意”后，合同方可签订
4. 如有不同意见，需注明原因并退回重新协商

3.5 文件存档

1. 审批完成后，电子版文件应保存至指定共享文件夹
2. 打印纸质版，由各部门审批人签字确认
3. 纸质版与合同正本一并归档保存
4. 保存期限应不少于工程竣工后5年

4. 注意事项

1. 所有字段必须填写完整，不可留空
2. 审批意见需使用规范用语，避免口语化表达
3. 文件流转过程中应注意保密，避免信息泄露
4. 如遇紧急采购，可加快审批流程，但仍需完成全部审批环节
5. 审批过程中如发现重大问题，应立即暂停流程并上报

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