《合同（协议）签约审阅单》使用说明文档
1. 文件用途概述
《合同（协议）签约审阅单》是用于记录和审批企业对外经济合同（协议）签约过程的标准化表单，主要用途包括：
- 规范合同签约前的内部审批流程
- 记录各部门对合同条款的审阅意见
- 明确合同修改要求及反馈意见
- 作为合同档案的重要组成部分
- 确保合同签订符合公司内部管理要求
2. 字段定义
基础信息部分
- 经办部门：负责该合同执行的部门名称
- 合同编号：公司内部统一的合同编号
- 合同名称：合同/协议的全称
- 合同种类：勾选合同类型（买卖、供用、赠与等16种选项）
- 对方单位：合同另一方单位名称
- 合同标的：合同涉及的主要标的物或服务内容
- 采购方式：勾选采购方式（公开招标、邀请招标等7种选项）
- 合同总金额：合同涉及的总金额（数字）
- 付款方式：勾选付款方式（按月、分段、一次性或其他）
- 质量要求：合同中对质量的具体要求
- 合同期限：合同的有效期限
- 经办人：负责该合同的经办人员姓名
- 部门经理：经办部门经理姓名
审批流程部分
包含以下层级的审批意见栏：
- 部门经理意见
- 财务部意见
- 财务副总意见
- 分管副总意见
- 总经理意见
- 董事长审批意见
每个审批栏包含：
- □同意，进入下一审批环节
- □退回，请修改（需填写具体理由）
- 对退回修改的意见反馈区
- 审批日期（年/月/日）
3. 常见操作指南
3.1 填写指南
- 基础信息填写：
- 经办人需完整填写所有基础信息字段
- 合同种类、采购方式、付款方式需勾选相应选项
- 合同编号需按照公司编号规则填写
- 审批流程操作：
- 每个审批层级需明确选择”同意”或”退回”
- 如选择”退回”，必须在”理由如下”处详细说明修改要求
- 经办人收到退回意见后，应在”对退回修改的意见”处填写修改情况说明
- 日期填写：
- 每个审批环节需填写完整的审批日期（年月日）
- 日期格式为：____年__月__日
3.2 审批流程说明
- 标准审批路径：
经办部门 → 财务部 → 财务副总 → 分管副总 → 总经理 → 董事长 - 退回处理流程：
- 任一审批环节可退回合同
- 经办人需根据退回意见修改合同内容
- 修改后需重新提交至最初退回的审批环节
- 特殊情况处理：
- 如审批意见栏空间不足，可使用附页补充说明
- 需在附页上注明合同编号和名称
3.3 文档管理要求
- 原件管理：
- 审阅单原件需随签约合同正本由管理部保管
- 经办部门、财务部各保管一份复印件
- 存档要求：
- 所有审批意见必须完整填写
- 退回修改的记录需完整保存
- 所有日期必须填写完整
- 注意事项：
- 不得在审批完成后修改审批意见
- 所有修改意见需书面记录，不得口头传达
- 如合同内容有重大变更，需重新发起审批流程
3.4 常见问题解答
Q1: 如果合同同时涉及多种类型，如何勾选合同种类？
A1: 选择最主要的合同类型勾选，或在附页中说明多种类型的具体情况。
Q2: 财务副总与分管副总意见不一致如何处理？
A2: 应按照更高层级的意见执行，必要时可召开协调会议确定最终意见。
Q3: 合同金额变更后是否需要重新审批？
A3: 是，合同金额变更属于重大变更，需重新填写审阅单并走完整审批流程。
Q4: 电子审批是否可以替代此审阅单？
A4: 需根据公司电子审批管理规定执行，但必须确保审批记录完整可追溯。
