《合同审批单》使用说明文档

1. 文件用途概述

《合同审批单》是XX公司用于规范合同审批流程的标准文档，主要用途包括：

• 记录合同从初审到最终批准的全流程审批信息
• 确保合同经过必要的法律审查和管理层审批
• 跟踪合同用印和存档情况
• 作为合同管理的重要档案记录

2. 字段定义

2.1 基础信息部分

• ​公司名称​：XX公司（固定抬头）
• ​合同名称​：需审批合同的全称
• ​合同编号​：公司统一的合同编号体系
• ​合同对方​：签约的另一方单位名称
• ​合同价款​：合同涉及的总金额（需注明币种）

2.2 审批流程部分

• ​初审意见​：业务部门或相关职能部门的初步审核意见
• ​审核意见​：分管领导的审核意见
• ​律师意见​：公司法务或外聘律师的法律审查意见
• ​局领导意见​：公司最高管理层的审批意见
• ​签名及日期​：各审批环节需由责任人手写签名并填写完整日期

2.3 后续管理部分

• ​编号、用印、存档情况​：
  • 校稿、编号：合同文本的最终校对和正式编号
  • 用印情况：记录合同章使用情况
  • 存档情况：记录原件和附件的存档份数
• ​附件名称​：合同相关附件的详细清单
• ​经办人​：负责该合同的具体经办人员
• ​备注​：其他需要说明的特殊事项

3. 常见操作指南

3.1 填写规范

1. 所有文本字段应使用规范的公司全称和合同正式名称
2. 金额字段需同时填写阿拉伯数字和中文大写
3. 日期格式统一为”YYYY年MM月DD日”
4. 审批意见应明确填写”同意”或具体修改意见

3.2 审批流程

1. ​初审阶段​：由业务主管部门填写意见
2. ​审核阶段​：提交分管领导审批
3. ​法律审查​：必须经法务部门审核
4. ​最终审批​：根据合同金额和性质提交相应层级领导
5. ​用印存档​：完成审批后办理用印和存档手续

3.3 电子版使用说明

1. 电子版可用于流程审批，但最终存档需打印纸质版
2. 电子审批应使用公司认可的电子签名系统
3. 重要合同建议保留审批过程的所有版本

3.4 存档要求

1. 原件应至少保存一式两份（公司和对方各一份）
2. 重要合同应永久保存
3. 存档时应将审批单与合同正本一并归档

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