会议费支出报销单使用说明文档
1. 文件用途概述
“会议费支出报销单”是用于记录和报销公司员工因组织或参加会议所产生的各项费用的标准化表单。该表格主要用于：
- 系统记录会议相关支出明细
- 规范公司会议费用报销流程
- 提供财务核算和审计依据
- 便于费用统计和分析
2. 字段定义
2.1 基本信息部分
- 公司名称：自动显示或填写公司全称
- 填表日期：填写表格的日期(示例中45866.000000为Excel日期序列值，实际显示应为对应日期)
- 姓名：报销申请人姓名
- 部门：报销申请人所在部门
- 会议名称：本次会议的具体名称
- 会议类型：会议分类(如内部会议、客户会议、培训会议等)
- 参加人数：会议实际参与人数
- 预支费用：会前预支的金额(如有)
- 会议时间：
- 自：会议开始日期
- 至：会议结束日期
- 会议地点：会议举办的具体地点
2.2 费用明细部分
- 场地租用费：会议室/场地租赁费用
- 会议资料费：会议材料印刷、购买费用
- 人员费：
- 接待人员：接待相关人员的费用
- 管理人员：会议管理人员的费用
- 其他：其他人员相关费用
- 设备费：
- 购置费：为会议购置设备的费用
- 安装、维护费：设备安装和维护费用
- 其他：其他设备相关费用
- 其他费用：未包含在上述分类中的会议相关费用
- 金额合计：自动计算所有费用总和
2.3 报销结算部分
- 报销结算情况：
- 补发金额：实际报销金额与预支费用的差额
- 申请人签字：报销申请人签名确认
- 部门经理签字：部门负责人审批签字
- 财务部经理签字：财务负责人审批签字
- 总经理签字：公司最高负责人审批(视金额大小而定)
- 出纳：财务出纳人员确认
- 复核：财务复核人员确认
3. 常见操作指南
3.1 填写报销单
- 在”基本信息”部分填写个人和会议相关信息
- 在”费用明细”部分如实填写各项会议支出
- 每种费用类型只需填写金额
- 如有多个同类费用，可在备注中说明
- 检查”金额合计”是否自动计算正确
- 如有预支费用，在”报销结算情况”中计算补发金额
3.2 提交审批流程
- 打印填写完整的报销单
- 附上所有原始发票和费用凭证
- 按以下顺序获取签字：
- 申请人签字并注明日期
- 部门经理审批
- 财务部经理审核
- (如需)总经理审批
- 将完整材料提交至财务部
3.3 注意事项
- 所有金额字段应保留两位小数
- 填表日期和会议时间应使用标准日期格式
- 每笔支出必须有对应的正规发票或收据
- 大额支出(超过公司规定标准)需提前申请
- 电子版和纸质版信息必须一致
- 报销应在会议结束后15个工作日内完成
3.4 常见问题解答
Q: 如何填写多个同类费用？
A: 可在该类别金额处填写总和，在备注中详细说明各项费用。
Q: 日期显示为数字怎么办？
A: 这是Excel的日期序列值，设置单元格格式为日期即可正常显示。
Q: 哪些费用不能报销？
A: 与会议无关的个人消费、超标准消费等不符合公司规定的费用。
Q: 电子版需要签字吗？
A: 电子版可用于预先审核，但正式报销仍需提交有手写签字的纸质版。
