《会议纪要.xlsx》使用说明文档
1. 文件用途概述
“会议纪要.xlsx”是用于记录和整理会议相关信息的标准化模板文件，主要用途包括：
- 系统记录会议全过程信息
- 规范会议记录格式和内容
- 便于会议信息的存档和后续查阅
- 作为工作留痕和考核依据
- 促进会议决议事项的跟踪落实
2. 字段定义说明
基础信息部分
| 字段名称 |
数据类型 |
必填 |
说明 |
| 会议名称 |
文本 |
是 |
会议全称，如”2023年第三季度经营分析会” |
| 会议召开时间 |
日期时间 |
是 |
格式：YYYY-MM-DD HH:MM |
| 地点 |
文本 |
是 |
会议举办的具体地点 |
| 会议主持人 |
文本 |
是 |
会议主持人姓名+职务 |
| 会议记录人 |
文本 |
是 |
实际记录人员姓名 |
参会人员部分
| 字段名称 |
数据类型 |
必填 |
说明 |
| 参会人员 |
文本 |
是 |
用顿号、分隔的姓名列表 |
| 缺席人员 |
文本 |
否 |
应到未到人员姓名及原因 |
| 人员统计 |
数值 |
是 |
格式：”应到X人、实到Y人” |
| 缺席人员情况说明 |
文本 |
否 |
详细说明缺席原因 |
会议内容部分
| 字段名称 |
数据类型 |
必填 |
说明 |
| 相关信息通知 |
文本 |
否 |
会议传达的重要通知事项 |
| 工作总结与评估 |
文本 |
否 |
按部门分类的工作汇报 |
| 部门 |
文本 |
条件 |
关联工作总结的部门名称 |
| 主要内容 |
文本 |
条件 |
该部门汇报的核心内容 |
| 发言人 |
文本 |
条件 |
该部门汇报人姓名 |
决议事项部分
| 字段名称 |
数据类型 |
必填 |
说明 |
| 讨论的内容 |
文本 |
否 |
会议讨论的各项议题 |
| 决策的事项 |
文本 |
否 |
经讨论形成的明确决定 |
| 会议形成决议 |
文本 |
是 |
最终决议内容，需明确责任人和时限 |
3. 常见操作指南
3.1 新建会议记录
- 打开”会议纪要.xlsx”文件
- 点击底部”+”号新建工作表
- 重命名工作表为当次会议名称+日期
- 按照模板结构逐项填写内容
3.2 填写规范
- 时间格式：统一使用”2023-11-15 14:00″格式
- 人员名单：姓名间用顿号、分隔，如”张三、李四、王五”
- 内容分层：
- 一级标题用”1．”、”2．”等编号
- 二级标题用”（1）”、”（2）”等编号
- 决议事项：应包含”5W1H”要素（何事、何人、何时、何地、为何、如何）
3.3 数据验证
- 必填字段检查：会议名称、时间等标红字段必须填写
- 人员统计逻辑：实到人数应≤应到人数
- 决议事项：每个决策应有对应的讨论记录
3.4 文件保存
- 命名规则：”[部门]_[会议类型]_YYYYMMDD.xlsx”
- 存储路径：按”年份/月份”分类存放
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