《收发文件登记簿》使用说明文档
1. 文件用途概述
《收发文件登记簿》是用于记录单位内部文件收发情况的电子台账，主要功能包括：
- 系统记录单位接收和发送的各类文件信息
- 便于追踪文件流转过程和责任人
- 统计特定时间段内文件收发总量
- 作为文件管理工作的基础档案资料
该表格采用双栏式设计，左侧记录收文信息，右侧记录发文信息，底部设有合计栏可自动统计收发文件总量。
2. 字段定义
收文部分（左侧）
- 月/日：文件收到的具体日期（月份和日）
- 文号：来文的编号或文件号
- 来文单位：发送文件的单位名称
- 事由：文件的主要内容或目的简述
- 签收：文件接收人的签名确认栏
发文部分（右侧）
- 月/日：文件发出的具体日期（月份和日）
- 文号：发文的编号或文件号
- 收文单位：接收文件的单位名称
- 事由：文件的主要内容或目的简述
- 签收：文件发送人的签名确认栏
统计部分
- 合计份数(收文)：自动统计的收文总数量（当前显示为0）
- 合计份数(发文)：自动统计的发文总数量（当前显示为0）
3. 常见操作指南
3.1 数据录入
- 收文登记：
- 在左侧”收文”区域逐项填写：
- 在”月/日”列输入收到文件的日期（如：3/15）
- 在”文号”列填写来文的正式编号
- 在”来文单位”列填写发件单位全称
- 在”事由”列简要描述文件主要内容
- 在”签收”列由接收人签字或输入姓名缩写
- 发文登记：
- 在右侧”发文”区域逐项填写：
- 在”月/日”列输入发出文件的日期
- 在”文号”列填写本单位发文的正式编号
- 在”收文单位”列填写收件单位全称
- 在”事由”列简要描述文件主要内容
- 在”签收”列由发送人签字或输入姓名缩写
3.2 数据统计
- 表格底部设有自动统计功能：
- “合计份数(收文)”会自动计算所有收文记录的总数
- “合计份数(发文)”会自动计算所有发文记录的总数
- 如需按月统计：
- 可使用Excel的筛选功能，按月份筛选后查看底部合计
3.3 数据维护
- 新增记录：
- 在最后一条记录下方插入新行填写
- 确保日期格式一致（建议使用”月/日”格式）
- 修改记录：
- 直接点击需要修改的单元格进行编辑
- 重要修改建议备注说明
- 删除记录：
- 整行删除需谨慎，建议先备份数据
- 删除后检查合计数据是否自动更新
3.4 打印设置
- 打印前使用”打印预览”功能检查布局
- 建议设置：
- 方向：横向
- 缩放比例：调整为适合一页宽
