文件资料存档登记表使用说明文档
1. 文件用途概述
“文件资料存档登记表.xls”是用于系统记录和追踪组织内部文件存档情况的电子表格工具。该表格主要用于：
- 统一登记各类文件资料的存档信息
- 便于快速查询和检索存档文件
- 记录文件存档的责任人和时间
- 管理文件原件/复印件的存放位置
- 统计文件页数和份数信息
2. 字段定义
| 字段名称 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 序号 | 数字 | 文件的顺序编号，用于唯一标识每条记录 |
| 文件编号 | 文本/数字 | 文件的唯一编号或代码，通常由组织内部文件编号规则确定 |
| 文件名称 | 文本 | 文件的完整名称或标题 |
| 原件/复印件 | 文本 | 标明存档的是文件原件还是复印件 |
| 页数 | 数字 | 该文件的总页数 |
| 份数 | 数字 | 存档的相同文件的份数 |
| 存档处 | 文本 | 文件实际存放的物理位置或柜架编号 |
| 存档人 | 文本 | 负责存档操作的人员姓名 |
| 存档时间 | 日期 | 文件存档的具体日期 |
3. 常见操作指南
3.1 新增存档记录
- 打开”文件资料存档登记表.xls”文件
- 在最后一条记录下方插入新行
- 按顺序填写各字段信息：
- 序号：自动递增或手动输入
- 文件编号：按组织编号规则填写
- 文件名称：填写完整文件名称
- 原件/复印件：选择填写”原件”或”复印件”
- 页数：填写实际页数
- 份数：填写存档份数
- 存档处：填写具体存放位置
- 存档人：填写操作人员姓名
- 存档时间：填写当前日期(可使用Excel的=TODAY()函数自动填充)
3.2 查询存档文件
- 使用Excel的筛选功能：
- 选中表头行
- 点击”数据”→”筛选”
- 点击各字段下拉箭头设置筛选条件
- 或使用查找功能(Ctrl+F)输入关键词搜索
3.3 修改存档记录
- 定位到需要修改的记录行
- 直接编辑相应单元格内容
- 对于重要修改，建议在备注栏注明修改原因和修改人
3.4 删除存档记录
- 选中需要删除的记录行
- 右键点击选择”删除”
- 注意：删除操作不可逆，请谨慎执行
3.5 数据备份
- 定期将文件另存为备份副本
- 建议命名规则：”文件资料存档登记表_备份_YYYYMMDD.xls”
- 将备份文件存储在安全位置
4. 注意事项
- 所有存档文件应及时登记，确保信息准确完整
- 原件存档需特别标注，并妥善保管
- 定期核对存档记录与实际文件是否一致
- 重要文件存档建议多人复核
- 存档时间应填写实际存档日期，而非文件生成日期
