公司文档资料管理系统使用说明文档
1. 文件用途概述
本Excel文件”公司文档资料管理1.xls”是一个综合性的文档资料管理系统，主要用于记录和管理公司内部文档资料的库存、借阅情况以及读者信息。系统包含以下几个核心功能模块：
- 文档资料管理：记录公司所有文档资料的基本信息、库存状态
- 读者信息管理：维护公司内部读者的基本信息
- 借阅管理：跟踪文档资料的借出和归还情况
- 罚款管理：记录逾期未还资料的罚款情况
- 规则设定：定义不同职务读者的借阅权限和不同类型资料的借阅期限
2. 字段定义
2.1 文档资料信息表
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 资料编号 | 文本 | 文档的唯一标识符，以”SL”开头 |
| 资料名称 | 文本 | 文档的正式名称 |
| 类型编号 | 文本 | 文档类型的编码，以”S”开头 |
| 作者 | 文本 | 文档的作者姓名 |
| 出版社 | 文本 | 出版该文档的出版社名称 |
| 价格 | 数值 | 文档的定价(元) |
| 页码 | 数值 | 文档的总页数 |
| 资料库存量 | 数值 | 该文档的总库存数量 |
| 现存量 | 数值 | 当前可借阅的库存数量 |
| 入库时间 | 日期/数值 | 文档入库的时间(Excel日期格式) |
2.2 读者信息表
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 读者编号 | 文本 | 读者的唯一标识符，以”SM”开头 |
| 姓名 | 文本 | 读者的真实姓名 |
| 性别 | 文本 | 读者的性别(男/女) |
| 所属部门 | 文本 | 读者所在的公司部门 |
| 职务 | 文本 | 读者的职位(职工/经理/主管等) |
| 联系电话 | 数值 | 读者的联系电话号码 |
| 有效证件 | 文本 | 读者使用的证件类型(如身份证) |
| 证件号码 | 文本 | 证件的完整号码 |
| 借阅日期 | 日期/数值 | 读者最近一次借阅的日期(Excel日期格式) |
2.3 借阅规定表
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 职务 | 文本 | 读者的职位 |
| 可借资料数量 | 数值 | 该职位读者最多可同时借阅的资料数量 |
| 类型编号 | 文本 | 文档类型的编码 |
| 类型名称 | 文本 | 文档类型的描述性名称 |
| 可借天数 | 数值 | 该类型文档的最大借阅天数 |
2.4 过期罚款表
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 罚款编号 | 文本 | 罚款记录的唯一标识符，以”S”开头 |
| 资料编号 | 文本 | 被罚款的文档编号 |
| 资料名称 | 文本 | 被罚款的文档名称 |
| 读者编号 | 文本 | 被罚款的读者编号 |
| 读者姓名 | 文本 | 被罚款的读者姓名 |
| 罚款时间 | 日期/数值 | 罚款产生的时间(Excel日期格式) |
| 应罚金额 | 数值 | 应缴纳的罚款金额(元) |
| 实收罚款金额 | 数值 | 实际收取的罚款金额(元) |
| 是否交款 | 文本 | 罚款是否已缴纳(是/否) |
2.5 借阅信息表
| 字段名 | 数据类型 | 说明 |
|---|---|---|
| 借阅编号 | 文本 | 借阅记录的唯一标识符，以”N”开头 |
| 资料名称 | 文本 | 被借阅的文档名称 |
| 资料编号 | 文本 | 被借阅的文档编号 |
| 资料类型 | 文本 | 文档的类型编号 |
| 读者编号 | 文本 | 借阅者的读者编号 |
| 读者姓名 | 文本 | 借阅者的姓名 |
| 借阅时间 | 日期/数值 | 文档借出的时间(Excel日期格式) |
| 应还时间 | 日期/数值 | 文档应归还的时间(Excel日期格式) |
| 借阅状态 | 文本 | 借阅记录的当前状态(已还/未还) |
3. 常见操作指南
3.1 新增文档资料
- 打开”文档资料信息”工作表
- 在最后一行下方新增一行
- 按照字段定义填写各项信息
- 资料编号应按顺序递增(如SL021)
- 确保类型编号与”借阅规定”表中的类型一致
- 入库时间可使用Excel的TODAY()函数自动填写
3.2 新增读者信息
- 打开”读者信息”工作表
- 在最后一行下方新增一行
- 填写读者基本信息
- 读者编号应按顺序递增(如SM052)
- 确保职务与”借阅规定”表中的职务分类一致
3.3 借阅文档
- 确认读者可借资料数量未达上限(根据职务)
- 确认文档现存量大于0
- 在”借阅信息”工作表中新增记录
- 借阅编号应按顺序递增(如N020)
- 借阅时间填写当前日期
- 应还时间=借阅时间+可借天数(根据文档类型)
- 更新”文档资料信息”工作表中的”现存量”字段(减1)
3.4 归还文档
- 在”借阅信息”工作表中找到对应记录
- 将”借阅状态”改为”已还”
- 填写实际归还日期(可选)
- 更新”文档资料信息”工作表中的”现存量”字段(加1)
- 如逾期，需在”过期罚款”工作表中新增罚款记录
3.5 查询借阅情况
- 使用Excel的筛选功能可以按多种条件查询:
- 按读者编号/姓名查询某读者的所有借阅
- 按资料编号/名称查询某文档的借阅历史
- 按借阅状态查询所有未还记录
- 按应还时间查询即将到期或已逾期的借阅
3.6 处理罚款
- 在”过期罚款”工作表中找到对应记录
- 填写”实收罚款金额”
- 将”是否交款”改为”是”
- 如需新增罚款记录，确保罚款编号唯一递增
4. 注意事项
- 本系统使用Excel日期格式存储日期(如38645表示2005年10月12日)
- 修改关键数据(如现存量、借阅状态)时应确保相关表同步更新
- 定期备份文件以防数据丢失
- 重要操作应由专人负责，避免多人同时编辑
本使用说明文档由AI生成，仅供参考。实际使用时请根据公司具体需求进行调整和完善。
